Ako znížiť množstvo papierového odpadu na pracovisku

Peniaze nerastú na stromoch, ale papier vyrobený zo stromov stojí peniaze. Aj keď recyklácia papiera je krokom správnym smerom, pre hospodársky výsledok podniku je oveľa lepšie, ak sa papier v prvom rade nepoužil na tlač alebo sa použil úsporne. V skutočnosti podniky vynakladajú veľa prostriedkov na tlačené formuláre, z ktorých väčšina stráca na aktuálnosti do troch mesiacov. Namiesto jednoduchého nakladania s papierovým odpadom pomocou recyklácie je čas šetriť stromy a peniaze znížením papierového odpadu pomocou bezpapierového kancelárskeho softvéru. Zámerne sme použili „znížením“ lebo papier a tlač sú v niektorých prípadoch nevyhnutná dvojica.

zdroj: pixabay

Stratégie na zníženie papierového odpadu v spoločnosti

Znižovanie papierového odpadu je úsilie, ktoré zahŕňa každého v organizácii. Tu je niekoľko stratégií, ktoré môže každý v organizácii použiť na zabránenie plytvaniu papierom na pracovisku.

Používajte softvér na monitorovanie tlačiarní

Niekoľko rôznych typov bezpapierových kancelárskych softvérových produktov monitoruje, kto, koľko a kedy tlačí. Tieto metriky môžu spoločnosti pomôcť pri strategických rozhodnutiach o tom, kde je potrebná tlač a kde môže organizácia obmedziť.

Vytvorte firemnú kultúru elektronickej komunikácie

Tlačené formuláre sú čoraz menej praktické, najmä pri práci na diaľku a globálnych tímoch. Investujte do funkcií, ako sú elektronické podpisy, chatovacie platformy, recenzie digitálneho obsahu a cloudový ukladací priestor na obsah, ako je OneDrive alebo Sharepoint.

Digitalizácia existujúceho obsahu

Digitalizácia položiek fyzického obsahu je skvelý spôsob, ako zabrániť vytváraniu ďalších kópií a tlači väčšieho množstva papiera. Môžete skenovať obrázky, faxy, fotografie a formuláre.

Bonus: ľahšie sa nájdu a zdieľajú, keď sú elektronické.

Robte si poznámky elektronicky

Elektronické písanie poznámok a používanie riešení, ako sú OneNote alebo Evernote, je skvelý spôsob, ako znížiť papierový odpad a zároveň zlepšiť vyhľadávanie poznámok pre budúce projekty.

Investujte do systému správy dokumentov

Softvér na správu dokumentov funguje pre elektronické dokumenty, ako aj pre skenovanie existujúcich dokumentov. Tým sa zabráni potrebe ďalších kópií a uľahčí sa spolupráca na dokumentoch.

Ako podniky profitujú zo zníženia papierového odpadu 

Podniky, ktoré investujú do bezpapierového kancelárskeho softvéru, získavajú niekoľko výhod v rámci celej spoločnosti. Zníženie množstva papierového odpadu je environmentálnym úspechom a 92 % spotrebiteľov dôveruje značkám zodpovedným k životnému prostrediu.

Napríklad používanie menšieho množstva papiera vedie k okamžitým úsporám nákladov. Náklady na papier, tlačiarne, atrament, poštovné a skladovanie sa môžu sčítať. Tlačové návyky priemerného zamestnanca stoja spoločnosť určité množstvo finančných prostriedkov ročne na zamestnanca. Zníženie spotreby papiera tiež šetrí priestor. Prechodom na digitálne úložisko môžu podniky uvoľniť fyzický úložný priestor, čím sa zníži potreba kartoték alebo skladovania mimo pracoviska.

Zvýšená bezpečnosť je ďalšou veľkou výhodou odklonu od nadmerného množstva tlačeného papiera. Digitálne dokumenty môžu byť šifrované a chránené heslami. Prístup k dokumentom môže byť obmedzený len na oprávnený personál. To poskytuje úroveň zabezpečenia, ktorú je ťažké dosiahnuť s fyzickými papiermi.

Digitálna dokumentácia je bezpečnejšia proti napadnutiu hackermi, ale je tiež bezpečnejšia proti fyzickému nebezpečenstvu. Pri správnom zálohovaní je minimalizované riziko straty dokumentov v dôsledku požiarov, povodní alebo iných katastrof.

Ďalšie výhody

Jednoduchšia spolupráca a prístup

Digitálne dokumenty sa ľahšie zdieľajú a spolupracujú, najmä pomocou nástrojov, ktoré umožňujú úpravy a komentovanie v reálnom čase. To podporuje organizáciu práce na diaľku a zabezpečuje, že kritické informácie sú vždy po ruke.

Lepšie služby zákazníkom

Jednoduchý prístup k digitálnym záznamom môže viesť k rýchlejšej dobe odozvy na otázky alebo problémy zákazníkov.

Jednoduchšie dodržiavanie súladu a auditovanie

Bezpapierové kancelárske softvérové riešenia často obsahujú funkcie, ktoré ummožňujú jednoduché sledovanie zmien dokumentov, histórie prístupu a tvorby verzií. 

Škálovateľnosť

Digitálne riešenia sa dajú ľahšie škálovať s vašou firmou a prispôsobiť sa väčším objemom údajov bez úmerného zväčšenia fyzického priestoru alebo manuálneho úsilia.

Aké sú hlavné funkcie, ktoré treba hľadať v bezpapierovom kancelárskom softvéri?

Keď uvažujete o bezpapierovom kancelárskom softvéri, hľadajte produkt s funkciami automatizácie. Tieto funkcie často zahŕňajú možnosti pomenovania, zoraďovania a dávkovania. Budete tiež chcieť softvér s funkciami optického rozpoznávania znakov (OCR), ktorý umožňuje zadávanie údajov a úpravu dokumentov.

Aké sú niektoré právne aspekty a aspekty súladu s bezpapierovým softvérom?

Bezpečnosť je vždy na prvom mieste v právnych otázkach. Uistite sa, že bezpapierový kancelársky softvér má funkcie overovania pre lepšiu ochranu údajov. Bezpapierový softvér môže tiež poskytovať zjednodušené správy pre audity zhody a pomôcť vám sledovať všetky incidenty, ktoré možno budete musieť nahlásiť.

Má bezpapierový kancelársky softvér mobilnú aplikáciu?

Mnohé bezpapierové kancelárske softvérové produkty obsahujú aplikácie. Aplikácie vám pomáhajú pristupovať k informáciám, keď ste na cestách, rýchlo podpisovať dokumenty a komunikovať rýchlejšie, než keby ste museli svojmu tímu odovzdať vytlačené pakety.

Sú samozrejme situácie kedy má papierová verzia dokumentu význam. Pre zníženie nákladov na papier a zredukovanie objemu papiera na tlač je výhodné používať funkciu obojstrannej tlače.

zdroj: PrinterLogic