Kancelárske balíky na správu dokumentov

Pred tlačou je často potrebná úprava dokumentu a k tomu slúžia programy, v ktorých môžeme zmeny vykonať. Najznámejšie kancelárske programy, ktoré sa používajú sú Word, Excel, PowerPoint a programy PDF. Pre prácu v kancelárii, ale aj v domácnosti je najlepšie mať v počítači celý kancelársky balík, ktorý tieto programy obsahuje. Využiť môžete aj aplikácia pre mobilné zariadenia a upraviť dokumenty priamo v mobile. Ktoré programy sa oplatí mať nainštalované? 

Asi najznámejším balík programov na vytváranie a úpravu dokumentov je Microsoft Office. Ten sa ponúka v niekoľkých verziách. Je produktom spoločnosti Microsoft, ktorá ho vyvinula pre svoj operačný systém Windows. Neskôr pridala aj podporu pre operačný systém OS Mac a mobilné platformy. Nájdete ho na stránkach výrobcu rozdelený do troch kategórií: použitie pre domácnosť, pre podniky a pre vzdelávacie inštitúcie. Samostatná kategória je aplikácia týchto programov pre mobily.

Microsoft Office 365

Tento komplexný balík ponúka spoločnosť Microsoft v niekoľkých verziách. V minulosti sa Office Microsoft predával, ako softvérový balík niekoľkých programových modulov za stanovenú cenu podľa licencie a edície štandard a profesionál. Dnes získate balík Office 365 v niekoľkých verziách, ktoré sa od seba líšia licenciou pre 1 alebo viac používateľov vo forme predplatného. Mesačné predplatné sa odvíja od verzie. Office 365 zahŕňa programy Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access a služby OneDrive a Skype. Tieto programy a služby sú najpoužívanejšími v kancelárskom prostredí, ale aj v domácnostiach. Okrem platenej verzie môže užívateľ po registrácii používať zadarmo webové rozhranie Office.com. Tento prístup k základným programom nevyžaduje inštaláciu. Pre podnikové riešenie má balík Office spolu so základnými programami aj rozšírené služby. V Office 365 biznis nájdete okrem OneDrive aj Exchange, SharePoint, Teams, Yammer a službu Stream. Office 365 je najpoužívanejším komplexným balíkom pre správu a tvorbu dokumentov. Má intuitívne používateľské rozhranie, množstvo nástrojov a lokalizáciu do mnoho jazykov. Priamo z jeho programov môžete zadať tlač dokumentu. Nevýhodou je, že ak chcete využiť všetky bohaté možnosti musíte si balík Office 365 predplatiť. 

Veľmi kvalitnou alternatívou k Office 365 sú bezplatné kancelárske programy (balíky programov). Najobľúbenejšími sú OpenOffice a LibraOffice. V obidvoch prípadoch ide otvorený slobodný kancelársky balík, takzvaný Open Source softvér. Tento typ softvéru je typický voľne dostupným, otvoreným zdrojovým kódom a bezplatnou distribúciou. Výhodou je bezplatné nadobudnutie, stiahnutie. Používateľ, ktorý nechce investovať do plateného kancelárskeho balíka, môže tak plne využívať bezplatný softvér s funkcionalitou podobnou balíku Office. Tento kancelársky balík využívajú aj menšie firmy, ktoré potrebujú znížiť náklady alebo nemajú rozpočet na zakúpenie plateného softvéru.

OpenOffice

OpenOffice patrí pod krídla Apache Software Foundation a vyvíja sa viac než 20 rokov. Ide o komplexný kancelársky balík, ktorý obsahuje textový editor program Write, tabuľkový editor Calc, čo sú ekvivalenty k programom Word a Excel. Ďalšími programami v OpenOffice sú Impress na prezentácie, Draw na všetko od diagramu až po dynamickú 3D ilustráciu. Base na tvorbu databáz a Math na tvorbu a editovanie matematických rovníc. Kancelársky balík OpenOffice je lokalizovaný do množstva jazykov. Má príjemné užívateľské rozhranie a jeho výhodou je bezplatné používanie na neobmedzenom počte zariadení. Nerozlišuje pre aký typ používania je nainštalovaný. Preto ho môžete používať pre súkromne, vzdelávacie, podnikové účely komerčne aj vo verejne správe. Oproti Office 365 má OpenOffice má spoločné užívateľské prostredie, kde v základnej obrazovke vstupujete do jednotlivých modulov. Office 365 má pre každý program vlastné prostredie.

LibraOffice

Ide o nástupcu OpenOffice, ktorý vznikol v rámci rovnakého projektu, ako OpenOffice a má podobné vlastnosti. Hlavný rozdiel je v modernejšom rozhraní a niektorých vylepšeniach. Princíp správy dokumentov je však rovnaký. Aj tento kancelársky balík obsahuje moduly Write, Calc, Base a Math. Okrem toho ponúka možnosť rozšírenia, s ktorým získate viac funkcií. Má veľmi dobru podporu formátov a to najdôležitejšie je zadarmo. Ide rovnako, ako u jeho predchodcu OpenOffice o voľne dostupný otvorený softvér (Open Source). Nainštalovať ho môžete na množstvo operačných systémov, od tých najpoužívanejších Windows, OS Mac a Linux, až po FreeBSD, NetBSD, OpenBSD a modulárny systém Haiku.

Google dokumenty 

Google postavil správu dokumentov na webové rozhranie pomocou Google účtu. V online režime môžete v svojom účte vytvárať a spravovať textové dokumenty a tabuľky pomocou Google Docs & Sheets. Súčasťou sú doplnkové služby Gmail, video hovory a kalendár. Všetko v rámci dostupného cloudového úložiska Google Drive, ktorý už v základnej bezplatnej verzii ponuka veľkorysý priestor. Výhodou je veľmi dobrá integrita s ostatnými službami Google, jednoduché používanie a záloha dát v rámci cloudu. Ako nevýhodu vidíme nutnosť pripojenia online a práca cez webové rozhranie. Google neponúka samostatný inštalačný balík. Plusom je podpora mobilných zariadení.

iWork 

Pre OS Mac a iOS, iPad OS je v ponuke v rámci operačného systému zariadení výrobcu Apple kancelársky balík iWork. Pred niekoľkými rokmi išlo o platený kancelársky balíček na tvorbu a správu dokumentov. Apple zmenil politiku plateného softvéru na bezplatný  v rámci jeho operačných systémov a zariadení. Balík obsahuje textový editor Pages, tabuľkový Numbers a Keynote na prezentácie. Nevýhodou je, že tento kancelársky balík môžete používať iba na počítačoch a zariadeniach iPhone a iPad. Ani tomuto balíčku nechýba štandardná  podpora formátov a synchronizácia, zálohovanie do iCloudu. Užívateľské rozhranie je príjemné a oproti Microsoft Office pôsobí čistejším dojmom. Napriek minimalistickému dizajnu ukrýva množstvo funkcií a nástrojov. Má veľmi dobrú podporu formátov a zlepšila sa aj práca s dokumentmi vytváranými v Office, čo bolo terčom kritiky v predošlých verziách iWork. 

PDF Adobe vs alternatívy

Vládcom PDF dokumentov je spoločnosť Adobe a jej známy program Adobe Acrobat Reader, či už v bezplatnej verzii, ako zobrazovač, čítačka PDF dokumentov alebo vo verzii PRO s možnosťou tvorby, editácie a konvertovania PDF dokumentov. Ukladať dokumenty do formátu PDF môžete aj s ostatnými hore spomenutými programami v rámci kancelárskych balíkov. Obľúbeným je aj výborný Abbyy PDF Reader alebo Transformer+, Foxit Reader, ktorý zvláda základnú úpravu PDF dokumentov. Ďalšími alternatívami sú Sumatra PDF alebo Nitro PDF, Nuance PDF Reader. 

Programov na tvorbu a úpravu dokumentov alebo komplexných kancelárskych balíkov je omnoho viac, než sme tu spomenuli. Celkom dobrú odozvu od používateľov má ZOHO Office Suite. Rozdeliť ich môžeme na desktopové (softvér), online a mobilné aplikácie. Vybrať si každý môže podľa vlastných potrieb. Medzi tie nepoužívanejšie stále patrí kancelársky balík od Microsoftu Office 365, bezplatné alternatívy OpenOffice a LibraOffice a iWork pre používateľov OS Mac.