Ako efektívne archivovať dokumenty

Organizácia a archivácia dokumentov nepatrí k najobľúbenejším činnostiam v kancelárii, no napriek tomu je dôležitá pre každú firmu. Ak nám je takáto činnosť pridelená, väčšinou ani nevieme, ako správne a efektívne archivovať dokumenty. Dôležité je si na to vyhradiť čas, ak je to možné a nerobiť to popri inej práci. Naplno sa sústrediť a vytvoriť si určitú postupnosť, ako budeme v archivácii pristupovať.

Archivácia je dnes nevyhnutnosťou každého podnikania. Bez ohľadu na to, či ste nedávno začali s podnikaním alebo etablovaná spoločnosť, všade vo firme sa hromadí veľa papiera. Od rôznych potvrdení a neaktuálnych dokumentov, až po právne zmluvy a dôležité spisy. Často je potrebné uchovávať práve toľko papiera, koľko ho treba vyhodiť. Triedenie medzi nimi a príslušné usporiadanie papierovania, môže byť životne dôležité pre budúcnosť vášho podnikania. Strata dôležitých dokumentov môže mať neskôr vážne právne následky.

Keď sa už vrhnete na archiváciu, existuje jednoduchý postup, podľa ktorého môžete túto úlohu celkom dobre zvládnuť. Pomocou jednoduchých krokov môžete archivovať, ako profesionál.

Audit a triedenie

Pre správne usporiadanie dokumentov, musíte najprv vedieť, s čím máte vlastne dočinenia. To znamená vykonať dôkladný audit všetkých vašich aktuálnych dokumentov a rozhodnúť, čo potrebujete ponechať a čo môžete likvidovať. Všetko, čo musíte ponechať  sa dostane do kategórie, kedy sa budete musieť rozhodnúť pre najlepší spôsob uchovania. Roztrieďte si to na základe toho, o aký dokument ide a ako často k nemu budete pristupovať. Cieľom auditu a triedenia je, aby vám ostali dokumenty, ktoré môžete naskenovať a digitalizovať a tie, ktoré je potrebné mať po ruke v papierovej forme. Niektoré je zase potrebné archivovať z dôvodu dlhodobého, ale občasného prístupu. Tento prvý krok urobte poctivo a ušetrite miesto, peniaze za skladovanie tým, že vyhodíte všetko, čo nie je úplne nevyhnutné. Každý typ dokumentu alebo záznamu bude mať odporúčanú dobu uchovávania. Roztrieďte ich  nielen podľa kategórií, ale aj podľa zákonnej dĺžky archivácie.

Čistenie a likvidácia

Po audite možno budete mať poriadnu hromadu papiera, ktorej sa môžete úplne zbaviť. Dajte si námahu a prejdite to ešte raz. Po dvojitej kontrole, či každý dokument prekročil svoje zákonné a odporúčané požiadavky na uchovávanie, môžete začať s likvidáciou dokumentov pomocou bezpečných metód. Pokiaľ sa zbavujete dokumentov sami, budete potrebovať poriadnu skartovačku, ktorá je na túto prácu vhodná. Často je jednoduchšie vyhľadať profesionálnu likvidačnú spoločnosť, ktorá sa špecializuje na bezpečné ničenie citlivých dokumentov a recykláciu.

Triedenie a vyber spôsobu archivácie

Všetky dokumenty, ktoré vám ostali a je potrebné ich uchovávať, roztrieďte podľa toho, aký  spôsob archivácie je najlepší. Nezabudnite si poznamenať kategóriu a dobu použiteľnosti každého dokumentu, aby ste ho v budúcnosti ľahšie našli. Dokumenty môžete archivovať týmito dvomi spôsobmi.

Digitalizácia

Dokumenty ku ktorým budete pristupovať často alebo ich potrebujete navždy ponechať digitalizujte. Naskenujte ich a vytvorte si digitálnu databázu súborov so zálohou.

Zakladanie dokumentov do šanónov a boxovanie

Po prevedení digitalizácie vám ostanú dokumenty, ktoré potrebujete uchovať v papierovej forme. Na ich uloženie budete potrebovať pevné a odolné boxy, ktoré im poskytnú najväčšiu ochranu počas dlhého obdobia. Slabé krabice alebo krabice preťažené ťažkými súbormi sú časom náchylnejšie na poškodenie. Dnes sú v ponuke kvalitné archívne boxy. Majú správny tvar a veľkosť na ukladanie súborov a dokumentov bez preplnenia. Archívačné krabice a boxy sú ideálnym nástrojom pre uchovávanie a organizáciu. Nezabudnite si všetky šanóny,  krabicu alebo box ktorý si vyberiete, označiť. Najlepšie s čo najväčším množstvom informácií o obsahu, aby ste mohli ľahšie nájsť a pristupovať k svojim dokumentom.

Efektívna organizácia

Ak chcete dotiahnuť archiváciu do dokonalosti a v budúcnosti si ušetriť veľa času a energie, zvážte, čo najefektívnejšiu organizáciu archivácie. Môžete vytvoriť systém správy súborov s databázou záznamov tak, že každému dokumentu pridelíte číslo alebo čiarový kód a každému archívu alebo umiestneniu pridelíte jedinečné číslo alebo čiarový kód. Môžete usporiadať podobné dokumenty spolu a vytvoriť si tak prehľadnú knižnicu.

Získate databázu na vyhľadanie určitých dokumentov a ich lokalizáciu oveľa rýchlejšie a jednoduchšie, ako aj dôkladnú inventarizáciu všetkých vašich dokumentov a ich nadchádzajúcich dátumov zničenia, aby ste mohli lepšie spravovať budúcu archiváciu. Čím viac času venujete pri organizáciu archivovaných dokumentov, tým viac času vám to môže ušetriť z dlhodobého hľadiska.

Uloženie archívnych boxov podľa dĺžky uchovania a správne označenie

Posledným krokom pre dokončenie archivácie organizácie dokumentov je uloženie do úložného priestoru. Pri digitálnej forme môžete použiť veľkokapacitné disky alebo bezpečné cloudové úložiská. Nezabudnite samozrejme na zálohovanie a bezpečnosť digitálnych dát. Pre fyzicky uchovávané dokumenty, ktoré už máte zorganizované v archivačných krabiciach a boxov potrebujte priestor. Ten by mal mať rezervu do budúcnosti, pretože dokumentov bude pribúdať. Ak máte na to zvolenú miestnosť alebo jej časť s policami, tie dôkladne označte. Najideálnejšie je, aby vaše dokumenty boli uskladnené na praktickom mieste v blízkosti vašich kancelárií, aby boli rýchlo dostupné. Mali by byť umiestnené na bezpečnom mieste mimo pracoviska. Umiestnenie mimo pracoviska znamená, že vaše dokumenty budú v bezpečí, ak by sa vo vašej kancelárii čokoľvek stalo.

Prístup a bezpečnosť

Nakoniec skontrolujte, aký máte k archivovaným dokumentom prístup. Organizovaný systém s jasne označenými krabicami je kľúčom k tomu, aby boli vaše dokumenty ľahko dostupné. Dôležité je, žeby mali byť dostupné aj fyzicky. Nech už ich uložíte kamkoľvek, uistite sa, že je tam priestor na prechádzanie a dostatočne veľká plocha pre každú krabicu a box s dokumentmi. Prihliadajte aj na výšku, aby ste aby ste boxy neukladali príliš vysoko, neukladali ich veľa na seba alebo neblokovali škatule inými dokumentmi. Dobrý prístup a bezpečnosť pri manipulácii je rovnako dôležitý, ako archivácia. Citlivé dokumenty zabezpečte zámkom alebo systémom s prístupovým kódom. Použiť môžete aj kovové ukladacie boxy so zámkom.

Nakoniec §

Zákon ukladá povinnosť archivovať a uchovávať účtovné doklady a účtovné záznamy v digitálnej alebo papierovej podobe z dôvodu preukázateľnosti pred orgánmi štátnej správy, ale aj na iné účely. Preto si pozorne preštudujte vždy aktuálne znenie zákona.