Kancelária

Outsourcing

Outsourcing je obchodná prax, pri ktorej si spoločnosť najíma tretiu stranu na vykonávanie úloh, riadenie operácií alebo poskytovanie služieb pre spoločnosť.

Externá spoločnosť, ako poskytovateľ služieb zabezpečuje, aby jej pracovníci alebo počítačové systémy vykonávali úlohy alebo služby buď na mieste vo vlastných zariadeniach prenajímajúcej spoločnosti alebo na externých miestach.

Spoločnosti dnes môžu outsourcovať množstvo úloh alebo služieb. Často outsourcujú služby informačných technológií vrátane programovania a vývoja aplikácií, ako aj technickej podpory. Veľakrát outsourcujú zákaznícky servis a funkcie telefonického servisu. Môžu outsourcovať aj iné typy práce, vrátane výrobných procesov, úloh ľudských zdrojov a finančných funkcií, ako je vedenie účtovníctva a spracovanie miezd. Spoločnosti môžu outsourcovať celé divízie, napríklad celé IT oddelenie alebo len časti konkrétneho oddelenia.

Outsourcing obchodných funkcií sa niekedy nazýva zmluvný outsourcing alebo outsourcing obchodných procesov.

Outsourcing môže zahŕňať použitie veľkého poskytovateľa tretej strany, ako je spoločnosť IBM  na správu IT služieb alebo FedEx Supply Chain pre logistické služby tretích strán. Môže to však zahŕňať aj najímanie jednotlivých nezávislých dodávateľov, dočasných kancelárskych pracovníkov a nezávislých pracovníkov.

 

Ako funguje outsourcing

Aby spoločnosť mohla efektívne outsourcovať je dôležité zamerať sa na obchodné partnerstvo rovnako, ako na logistiku. Outsourcing je o riadení vzťahov, ale aj o dohodách o úrovni služieb a je to partnerstvo, nie nákupný projekt. Udržiavanie a zabezpečenie dôveryhodného vzťahu je nevyhnutné pri outsourcingu a je zložitejšie, ako vytváranie úrovní služieb a vzťahov.

Niektorí odborníci odporúčajú klásť väčší dôraz na výstupnú klauzulu zmluvy o poskytovaní služieb. Pre spoločnosti je dôležité vedieť, kedy zmluvná dohoda nevyhnutne uplynie a zabezpečiť, aby si zúčastnené strany splnili svoje záväzky a vydržali, kým zmluva neskončí.

Dôvody pre outsourcing 

Spoločnosti často outsourcujú ako spôsob, ako znížiť náklady, zvýšiť efektivitu a zvýšiť rýchlosť. Spoločnosti, ktoré sa rozhodnú pre outsourcing sa pri získavaní takýchto výhod spoliehajú na odborné znalosti poskytovateľov tretích strán pri vykonávaní outsourcovaných úloh. Základným princípom je, že keďže sa poskytovateľ tretej strany zameriava na túto konkrétnu úlohu je schopný to urobiť lepšie, rýchlejšie a lacnejšie, ako by to dokázala prenajímajúca spoločnosť. Vzhľadom na takéto výhody sa spoločnosti často rozhodnú zadať podporné funkcie v rámci svojich podnikov externe, aby mohli svoje zdroje zamerať špecifickejšie na svoje kľúčové kompetencie, čím im pomôžu získať konkurenčné výhody  na trhu.

Niektoré spoločnosti sa však rozhodnú pre outsourcing z iných dôvodov. Napríklad outsourcujú, pretože nie sú schopní najať interných zamestnancov na plný úväzok so špecializovanými zručnosťami a skúsenosťami potrebnými na vykonávanie určitých úloh. Spoločnosti sa niekedy rozhodnú pre outsourcing, ako spôsob presunúť splnenie regulačných požiadaviek alebo povinností na poskytovateľa tretej strany. Okrem toho sa spoločnosti pozerajú na poskytovateľov outsourcingu, ako na inovačné centrá. 

Typy outsourcingu

Existuje niekoľko spôsobov, ako outsourcovať obchodný proces a v závislosti od procesu môže byť jeden uprednostnený pred iným. Vo všeobecnosti existuje niekoľko rôznych typov založených na vzdialenosti medzi dvoma členmi vzťahu. Ide o tieto typy:

 

Onshoring  

Premiestnenie práce alebo služieb na lacnejšie miesto vo vlastnej krajine spoločnosti.

Offshoring

Premiestnenie práce alebo služieb poskytovateľom tretích strán do zámoria.

Nearshoring  

Premiestnenie práce alebo služieb ľuďom v blízkych, často hraničiacich regiónoch a krajinách.

Dohody o outsourcingu sa môžu tiež značne líšiť v rozsahu. Pre určité procesy, ako je programovanie alebo tvorba obsahu, môže byť vhodné najímanie nezávislých pracovníkov na princípe job-to-job. Spoločnosť, ktorá outsourcujú celé svoje IT oddelenie, bude vyžadovať dlhodobé partnerstvo s jasne stanovenými požiadavkami. Bežne outsourcujte obchodné procesy, ako sú mzdy a účtovníctvo, administratíva a zákaznícka podpora. 

Príklady outsourcingu

Rastúce využívanie virtuálnych asistentov je jedným z trendov, kde bude outsourcing hrať významnú úlohu. Podniky čoraz viac využívajú virtuálnych asistentov na podnikovej úrovni na automatizáciu určitých procesov. To znamená zvýšenú potrebu špecializovaných aplikácií hlasových asistentov. Mnoho spoločností sa môže rozhodnúť pre outsourcing tohto vývojového projektu z dôvodov nákladov a zručností.

Ak bola spoločnosť americká a rozhodla sa pre túto prácu „offshore“, môže si najať vývojovú firmu napríklad v Indii alebo Anglicku. Ak sa rozhodnú pre prácu „nearshore“, môžu nadviazať vzťah s kanadskou alebo mexickou treťou stranou. Ak by projekt „onshore“, pravdepodobne by komunikovali s blízkym podnikom alebo by si najali nezávislých dodávateľov.

Čím bližšie je tretia strana ku klientskej spoločnosti; tým menej času a kultúrnych rozdielov bude mať vplyv. Pretože vývoj aplikácií je často asynchrónny proces, prísne naplánovanie nie je najvyššou prioritou a klienti, ktorí túto prácu hľadajú, môžu uprednostniť offshoring pred onshoringom.

Výhody a nevýhody outsourcingu

Okrem nižších nákladov a zvýšenej efektivity môžu spoločnosti, ktoré outsourcujú, vidieť aj ďalšie výhody. Outsourcingom by spoločnosti mohli uvoľniť zdroje (tj hotovosť, personál, zariadenia), ktoré môžu byť presmerované na existujúce úlohy alebo nové projekty, ktoré prinášajú spoločnosti vyššie výnosy ako funkcie, ktoré boli outsourcované. Spoločnosti môžu tiež zistiť, že môžu zefektívniť výrobu a/alebo skrátiť výrobné časy, pretože poskytovatelia tretích strán môžu rýchlejšie vykonávať outsourcované úlohy.

Outsourcing však môže spoločnostiam priniesť výzvy a nevýhody. Spoločnosti zapojené do outsourcingu musia primerane riadiť svoje zmluvy a svoje pokračujúce vzťahy s poskytovateľmi tretích strán, aby zabezpečili úspech. Niektorí by mohli zistiť, že zdroje vyčlenené na riadenie týchto vzťahov súperia so zdrojmi vyčlenenými na úlohy, ktoré boli zadané externe, čím možno negujú mnohé, ak nie všetky, výhody, ktoré outsourcing hľadá.

Spoločnosti si tiež môžu uvedomiť, že strácajú kontrolu nad aspektmi outsourcovaných úloh alebo služieb. Spoločnosť by napríklad mohla stratiť kontrolu nad kvalitou poskytovaných služieb zákazníkom, keď outsourcuje funkciu svojho call centra; aj keď zmluva spoločnosti s poskytovateľom stanovuje určité kvalitatívne opatrenia, pre spoločnosť môže byť ťažšie opraviť externého poskytovateľa ako opraviť interný tím.

Spoločnosti, ktoré outsourcujú, môžu tiež čeliť zvýšeným bezpečnostným rizikám, pretože si vymieňajú so svojimi poskytovateľmi tretích strán vlastnícke informácie alebo citlivé údaje spoločnosti. Tie by mohol poskytovateľ outsourcingu zneužiť, nesprávne spracovať alebo neúmyselne odhaliť.

Okrem toho sa spoločnosti môžu stretnúť s ťažkosťami pri získavaní vlastných zamestnancov, aby komunikovali a efektívne spolupracovali s tými, ktorí pracujú pre poskytovateľov tretích strán – scenár, ktorý je bežnejší, ak tretia strana pôsobí v zámorí.

Etika outsourcingu 

Outsourcing vyvolal niektoré etické problémy aj pre spoločnosti. Predovšetkým niektorí kritizovali túto prax za jej vplyv na pracovníkov. Zamestnanci spoločností, ktoré sa rozhodnú pre outsourcing, často vnímajú rozhodnutie outsourcingu, ako hrozbu pre ich istotu zamestnania; v mnohých prípadoch je tento strach opodstatnený, keďže prídu o prácu v prospech pracovníkov, ktorí môžu mať nižšiu mzdu a menej dávok. Tento scenár tiež vyvolal kritiku zo strany verejnosti, ako aj politikov a vedúcich predstaviteľov odborov.

Spoločnosti by tiež mohli čeliť negatívnej publicite v dôsledku svojich rozhodnutí o outsourcingu, pričom zákazníci a verejnosť vo všeobecnosti by tento krok považovali za spôsob znižovania miezd a výhod pracovníkov alebo ako spôsob, ako obísť environmentálne, finančné alebo bezpečnostné predpisy.

Insourcing vs. outsourcing

Spoločnosti sa môžu rozhodnúť proti outsourcingu a namiesto toho sa obrátiť na insourcing. Ako už názov napovedá, insourcing sa vzťahuje na prax, keď interné tímy vykonávajú funkcie, ktoré by mohli vykonávať externé spoločnosti alebo kontaktovatelia. Insourcing teda možno považovať za opak outsourcingu.

Insourcing niekedy zahŕňa najímanie nových zamestnancov, či už natrvalo alebo dočasne, na vykonávanie zadávaných úloh. Spoločnosti možno budú musieť pri insourcingu investovať do nového vybavenia, hardvéru a softvéru a môžu tiež potrebovať prepracovať obchodné procesy . 

Trendy outsourcingu

Aj keď sa outsourcing považoval za spôsob znižovania nákladov a zefektívnenia, čoraz viac sa stáva strategickým nástrojom pre spoločnosti. Popredné spoločnosti chápu, že outsourcing niektorých funkcií im môže pomôcť získať konkurenčnú výhodu tým, že im umožní prístup k odborným znalostiam alebo inovatívnym technológiám, ktoré nemajú interne. Takto dostanú rýchlejšie produkty alebo služby, ktoré im umožnia presunúť zdroje do oblastí podnikania, ktoré sú najkritickejšie. Outsourcing ponúka nákladovú efektívnosť a zvýšenú flexibilitu pracovného zaťaženia. 

Zdroj: techtarget.com