Prevod a preklad papierového dokumentu do digitálneho formátu

Ak ste sa dostali do situácie, keď ste potrebovali upraviť alebo preložiť papierový dokument, určite ste hľadali rýchle a efektívne riešenie. Úprava a preklad digitálneho dokumentu vo formáte Word alebo PDF je pre väčšinu ľudí jednoduchá úloha, pokiaľ nie je dokument chránený proti úpravám. Na druhej strane, úprava papierového dokumentu môže byť náročnejšia, najmä ak nechcete zasahovať do textu perom.

zdroj: canva

Ako preložiť osobný dokument

Ak potrebujete preložiť osobný dokument do iného jazyka, môžete to urobiť niekoľkými spôsobmi. Najjednoduchšou metódou je preložiť celý dokument a vytvoriť nový vo Worde v požadovanom jazyku. Avšak, ak ide o dokument, ktorý má viac strán, určite by ste si radi uľahčili prácu.

Postup pre preklad bez prepisovania

Skenovanie dokumentu

Najprv zoskenujte všetky strany dokumentu a uložte ich do počítača. Zvyčajne sa skenované dokumenty ukladajú vo formáte JPG. Môžete ich ponechať v tomto formáte pre jednoduchšie spracovanie.

Konverzia do digitálnej podoby

Následne je potrebné prekonvertovať súbory do formátu Word. Na tento účel môžete využiť online nástroj na OCR (Optické rozpoznávanie znakov). Tento nástroj vám umožní previesť súbor JPG do formátu Word. Na webovej stránke vyberte jazyk a výstupný formát Microsoft Word (docx). Po skončení konverzie si dokument stiahnite do počítača.

Veľkostné obmedzenia

Pri bezplatnej verzii online prevodu, ktorý sme použili sme narazili na niekoľko obmedzení. Maximálna veľkosť súboru bola limitovaná na 15 MB. To sa týka jedného súboru alebo viacerých súborov, ktorých celková veľkosť nesmie presiahnuť 15 MB. Pri registrovanej verzii sú možnosti úprav rozsiahlejšie, s maximálnou veľkosťou súboru až 200 MB.

Kontrola a úprava textu

Po konverzii otvoríme dokument vo Worde a skontrolujeme ho. Môže sa stať, že bude potrebné opraviť chyby alebo doplniť chýbajúce znaky v dôsledku horšieho skenu. Ak je všetko v poriadku, prejdeme na kartu „Revízia“, vyberieme „Jazyk“, zvolíme „Preložiť“ a následne „Preložiť dokument“. Na pravej strane sa otvorí Microsoft Translator, kde zvolíme jazyk prekladu a potvrdíme.

Tlač preloženého dokumentu

Takto preložený dokument môžete vytlačiť a získate preloženú verziu originálneho dokumentu.

Riešenie problémov s pečiatkami a podpismi

Pri preklade sa môžu vyskytnúť problémy, ako napríklad pečiatky a ručné podpisy, ktoré zasahujú do textu. Ak nie je nevyhnutné, aby tieto prvky zostali v dokumente, môžete ich odstrániť alebo presunúť na iné miesto. Ak potrebujete, aby ostali, kliknite na obrázok a presuňte ho na požadované miesto. Môžete tiež zmeniť jeho umiestnenie a textový obal pomocou pravého tlačidla myši.

zdroj: canva

Alternatívne metódy prekladu

Aj keď tento spôsob nie je najrýchlejší, je to efektívna metóda pre preklad papierového dokumentu.

Pre kratšie texty môžete zvoliť ručný prepis alebo využiť umelú inteligenciu na preklad.

Umelá inteligencia (AI) môže byť veľmi užitočná pri preklade a spracovaní papierových dokumentov rôznymi spôsobmi:

Automatizovaný preklad

AI nástroje, ako sú prekladače (napr. Google Translate, DeepL), dokážu rýchlo a presne preložiť text z jedného jazyka do druhého. Môžete ich využiť na preklad textu, ktorý ste získali z OCR.

Zlepšenie kvality prekladu

Niektoré AI nástroje ponúkajú pokročilé funkcie, ako je kontextový preklad, ktorý zohľadňuje význam slov v kontexte vety, čím zvyšujú presnosť prekladu.

Úprava a korektúra textu

AI môže pomôcť pri kontrole gramatiky a štylistiky preloženého textu. Nástroje ako Grammarly alebo Microsoft Editor dokážu identifikovať a opraviť chyby, čím zlepšujú kvalitu textu.

Skenovanie a rozpoznávanie textu

Niektoré aplikácie využívajú AI na zlepšenie presnosti OCR, čo znamená, že dokážu lepšie rozpoznať text z naskenovaných dokumentov, aj keď sú v zložitých formátoch alebo obsahujú ručné poznámky.

Organizácia a správa dokumentov

AI môže pomôcť pri organizovaní a správe dokumentov, čo uľahčuje ich vyhľadávanie a prístup. Môže tiež automatizovať procesy, ako je triedenie a archivácia dokumentov.

Interaktívny asistenti

AI asistenti, ako sú chatboti alebo virtuálni asistenti, môžu poskytnúť okamžité odpovede na otázky týkajúce sa prekladu a spracovania dokumentov, čím zjednodušujú celý proces.

Využitím týchto funkcií umelej inteligencie môžete výrazne zefektívniť a urýchliť proces prekladu a spracovania papierových dokumentov.

Existujú aj aplikácie pre smartfóny, ako Microsoft Office Lens alebo Google Keep, ktoré umožňujú skenovanie dokumentov a ich prevod na text priamo na vašom zariadení.

Skenovanie a OCR (Optické rozpoznávanie znakov)

Skenujte dokument pomocou skenera a uložte ho ako obrázok alebo PDF. Použite softvér na OCR, ktorý dokáže previesť obrázok alebo PDF na text. Mnohé skenery majú túto funkciu zabudovanú, alebo môžete použiť online nástroje a aplikácie, ako Adobe Acrobat, ABBYY FineReader alebo Google Drive. Po prevode textu ho skopírujte a vložte do dokumentu Word

Záver

Prevod a preklad papierových dokumentov do digitálnej formy môže byť efektívny a rýchly proces, ak využijete správne nástroje a postupy. Skenovanie a optické rozpoznávanie znakov (OCR) vám umožnia získať upraviteľný text, ktorý môžete jednoducho preložiť a upraviť vo Worde. Aj keď sa môžu vyskytnúť drobné problémy, ako sú pečiatky a podpisy, s trochou trpezlivosti a správnymi technikami môžete dosiahnuť kvalitný výsledok. Týmto spôsobom si uľahčíte prácu a ušetríte čas pri preklade dokumentov.