Kancelária a škola

Triedenie, zdieľané tlačové fronty vs priama tlač

Ak tlačíte kópie viacstránkových dokumentov príde vám vhod voľba triedenie na tlač úplných sád v sekvenčnom poradí strán.

Zoraďovanie je z nejakého dôvodu voliteľné. Keď teda stlačíte tlač, skontrolujte, či bolo v ponuke možností vybraté zoraďovanie. Voľbu „Triediť“ (Collate) nájdete v nastaveniach tlače buď v aplikácii alebo softvéri, ktorý používate, alebo na ovládacom paneli tlačiarne.

Ako povoliť alebo zakázať triedenie

Povolenie alebo zakázanie zoraďovania závisí od operačného systému vášho klienta a softvéru vašej tlačiarne. Vo všeobecnosti však otvorte nastavenia tlače alebo dialógové okno tlače, nájdite možnosť triedenia a zapnite alebo vypnite ju. Podrobnejšie pokyny nájdete v používateľskej príručke alebo na webovej lokalite vašej tlačiarne.

Prečo zoraďujeme tlač?

Zoradené tlačové úlohy šetria čas a poskytujú pohodlie a presnosť. Je to záchranca pre organizovanie viacstranových dokumentov, ako sú správy, prezentácie, manuály a faktúry. Táto funkcia je voliteľná, takže ak nechcete triediť, jednoducho ju vypnite. Ak je triedenie pre vás dôležité, tak sa uistite, že je zapnuté v nastaveniach tlače.                                                                                                                        

Zdieľanie tlačových frontov

Možno sa zhodneme v názore, že v niektorých situáciách môže byť zdieľanie nepohodlné. Prečo teda pracoviská používajú zdieľané tlačové fronty? Má to niekoľko výhod.

 

Úspora miesta a zdrojov

Nepotrebujete mať tlačiareň pre každý počítač, čo znižuje neporiadok a spotrebu energie. Môžete tiež použiť menej a efektívnejšie tlačiarne, ktoré zvládnu vyššie objemy a rýchlosti.

Úspora peňazí

Môžete ušetriť na nákladoch na nákup a údržbu viacerých tlačiarní a spotrebného materiálu, ako je atrament, toner a papier. Môžete tiež dohodnúť lepšie ponuky s dodávateľmi pre hromadné nákupy a zmluvy o službách.

Zlepšenie produktivity a spolupráce

Čas čakania na tlač môžete skrátiť pomocou nastavení priorít a funkcií vyrovnávania záťaže. Môžete tiež povoliť tlač BYOD, aby používatelia mohli pristupovať k tlačiarňam z rôznych miest a zariadení, ako sú notebooky, tablety a smartfóny.

Zvýšenie bezpečnosti a súladu

Pomocou funkcií overovania a autorizácie môžete kontrolovať, kto má prístup ku ktorým tlačiarňam a čo môže tlačiť. Môžete tiež monitorovať a kontrolovať činnosť tlače a používanie pomocou nástrojov na vytváranie prehľadov a analýzy. To vám môže pomôcť zabrániť neoprávnenej tlači, chrániť citlivé údaje a dodržiavať predpisy. 

Bezpečnostné aspekty priamej tlače

Priama tlač sa môže zdať bezpečnejšia a pohodlnejšia, ako zdieľané tlačové fronty. Každý používateľ má svoju tlačiareň a nemusí sa o ňu deliť. Hlavnou nevýhodou priamej tlače je však menší dosah kontroly a bezpečnosti.

 

Bezpečnostné riziko odhalenia prenášaných údajov

Pri priamej tlači z počítača do tlačiarne, môžu byť údaje zachytené, sfalšované hackermi alebo zneužité osobami, ktoré majú prístup k vašej sieti alebo bezdrôtovému pripojeniu. To môže ohroziť dôvernosť, integritu a dostupnosť vašich údajov.

Sprístupnenie údajov

Keď tlačíte priamo z počítača do tlačiarne, údaje môžu byť uložené v pamäti tlačiarne alebo na pevnom disku, ku ktorému môžu pristupovať neautorizované strany, ktoré majú fyzický prístup k vašej tlačiarni alebo vzdialený prístup do rozhrania  vašej tlačiarne. To môže vystaviť vaše údaje krádeži, strate alebo poškodeniu.

Odhalenie používaných údajov (nahliadnutie do tlače)

Keď tlačíte priamo z počítača na tlačiareň, údaje môžu byť viditeľné pre každého, kto vidí vašu tlačiareň alebo vytlačený výstup. Vaše údaje tak môžu byť vystavené neoprávnenému zverejneniu alebo zneužitiu.

Bezpečnostné aspekty zdieľaných tlačových frontov

Zdieľané tlačové fronty sa môžu zdať menej bezpečné ako priama tlač. Dáva to zmysel, však? Zdieľanie tlačiarní s ostatnými znamená, že viac rúk sa priblíži k potenciálne citlivým dokumentom. Zdieľané tlačové fronty sú však objektívne bezpečnejšou možnosťou, pretože chránia vaše údaje bez ohľadu na to, čo robia.

 

Šifrovanie údajov pri prenose

Keď tlačíte z počítača do zdieľaného frontu, údaje možno šifrovať pomocou zabezpečených protokolov, ako sú HTTPS alebo SSL/TLS. To môže zabrániť neoprávaným osobám v zachytení alebo manipulácii s vašimi údajmi.

Vymazanie neaktívnych údajov

Keď tlačíte z počítača do zdieľaného frontu, údaje je možné po vytlačení odstrániť zo servera alebo tlačového servera pomocou funkcií bezpečného odstránenia, ako je prepísanie alebo vymazanie. Môžete tak zabrániť neoprávneným stranám v prístupe k vašim údajom na serveri alebo tlačovom serveri.

Ochrana používaných údajov

Keď tlačíte z počítača do zdieľaného frontu, údaje možno chrániť pomocou funkcií zabezpečenia, ako je zabezpečená tlač v spojení s viacfaktorovou autentifikáciou vyžadujúcou niekoľko kontrolných bodov na prístup vrátane kódov PIN, hesiel, biometrických údajov alebo čipové karty. To môže zabrániť neoprávneným osobám v prístupe k vašej tlačiarni alebo k výtlačkom.

 

Výber správneho prístupu

Ten najlepší prístup závisí vždy od vašich obchodných potrieb, cieľov a preferencií. Aké veľké je vaša firma a koľko kancelárií potrebujete zapojiť do tlačiarenskej infraštruktúry. Aké dokumenty tlačíte? Koľko strán vytlačíte za deň, týždeň alebo mesiac? Ako rýchlo ich potrebujete vytlačiť? Ako citlivé sú údaje, ktoré tlačíte? Ako ho ochránite pred neoprávneným prístupom alebo zverejnením? Ako dodržiavate nariadenia ako GDPR alebo HIPAA? Koľko peňazí môžete minúť na nákup a údržbu tlačiarní a spotrebného materiálu? Koľko času a úsilia môžete venovať správe a odstraňovaniu problémov so systémom tlače?

Na základe toho pri výbere zvážte:

- Veľkosť a štruktúru vašej siete

- Typ a objem vašej tlače

- Požiadavky na bezpečnosť a súlad vašej tlače

- Rozpočet a zdroje dostupné pre vašu tlač

Pri výbere medzi priamou tlačou a zdieľanými tlačovými frontami neexistuje univerzálna odpoveď. Len vy sami zhodnotíte, čo vaša firma potrebuje. Pred výberom a implementáciou správneho prístupu zhodnoťte faktory, ako je veľkosť, typ, objem, bezpečnosť, súlad, rozpočet a zdroje vášho tlačového systému. Potom budete presne vedieť, ktorá možnosť je pre vás lepšia.