Ako vytlačiť e-mail na mobile alebo pc

Emailová komunikácia prebieha väčšinou online. To je tak trochu pointa tohto procesu. Z času na čas si však budete musieť vytlačiť e-mail, či už na účely uchovávania záznamov, prezentácie alebo pre zabezpečenie. Dobrou správou je, že väčšina e-mailových aplikácií má v súčasnosti vstavanú kompatibilitu tlače a (v závislosti od zabezpečenia siete vašej organizácie) je tlač e-mailov z telefónu alebo počítača celkom jednoduchá. Tu je návod, ako na to. 

Prečo vytlačiť e-mail?

Mohlo by sa to zdať trochu zvláštne, ale existuje veľa dôvodov, prečo tlačiť e-maily.

Dostupnosť offline

Vytlačené e-maily sú dobrou zálohou, ak vaša sieť vypadne alebo nemáte prístup k doručenej pošte.

Evidencia

Vytlačené e-maily sú označené časom a dátumom. Ako také sú trvalým fyzickým záznamom vašich rozhovorov.

Overenie

Mnoho obchodných dokumentov, vrátane schválení prostredníctvom e-mailu, vyžaduje overenie podpisu. A na to budete potrebovať tlačené kópie.

Cestovné záznamy

Uviazli ste v zámorí bez WiFi? Mať v taške e-maily s potvrdením hotela a letu je záchrana. Často je dobré poslať kópie pasu a iných dôležitých dokumentov e-mailom aj sebe. Takto k nim budete mať prístup odkiaľkoľvek.

Tlač e-mailu z Gmailu (PC a Mac)

Vďaka Gmailu je tlač e-mailov z vášho počítača hračkou.

1. Prihláste sa do svojho účtu Gmail.

2. Otvorte e-mail, ktorý chcete vytlačiť.

3. Kliknite na ikonu tlačiarne v pravom hornom rohu.

4. Vyberte tlačiareň a predvoľby tlače.

5. Kliknite na „Tlačiť“

Vaša tlačiareň by sa mala automaticky zobraziť v rozbaľovacom zozname. Ak nie skontroluje, či ste povolili tlač cez WiFi a či máte správne nakonfigurovanú sieť. Gmail tiež automaticky nasmeruje tlačové úlohy do zariadenia, ktoré je označené, ako predvolená tlačiareň systému. 

Tlač e-mailu z aplikácie Gmail (Android a iPhone)

Aplikácia Gmail je tiež celkom užívateľsky prívetivá. Či už používate Android alebo iPhone, proces je takmer rovnaký.

1. Otvorte aplikáciu Gmail.

2. Klepnite na e-mail, ktorý chcete vytlačiť.

3. Klepnite na tri bodky v pravom hornom rohu. Kliknite na „Tlačiť“ v rozbaľovacej ponuke.

4. Vyberte tlačiareň a predvoľby tlače.

5. Klepnite na „Tlačiť“ 

Keď otvoríte e-mail v aplikácii Gmail, máte dve možnosti. Kliknutím na konkrétnu správu v rámci vlákna (a potom na tri bodky na tejto správe) vytlačíte správu, nie vlákno. Ak chcete vytlačiť celý reťazec e-mailov, klepnite na tri bodky v pravom hornom rohu obrazovky a potom z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť „Vytlačiť všetko“.

Tlač e-mailu z aplikácie Mail (iPhone)

Aplikácia Mail od Apple je jednoduchá, pokiaľ ide o tlač.

1. Otvorte aplikáciu Mail.

2. Klepnite na e-mail, ktorý chcete vytlačiť.

3. Klepnite na malú šípku v spodnej časti obrazovky.

4. Posuňte zobrazenie nadol a z ponuky vyberte položku Tlačiť.

5. Vyberte tlačiareň a predvoľby. Mail vám tiež umožňuje zadať počet e-mailových stránok vrátane celého vlákna.

6. Klepnite na „Tlačiť“

Riešenie bežných chýb tlače e-mailov

Po nastavení tlačiarne by ste mali mať relatívne malé problémy s tlačou e-mailu z telefónu alebo počítača. Existuje však niekoľko problémov, na ktoré ľudia zvyknú naraziť. Tu je návod, ako ich vyriešiť.

Tlačiareň nereaguje

Ak váš telefón nemôže nájsť tlačiareň, skontrolujte, či je zariadenie zapnuté a pripojené k vašej sieti WIFI. V prípade potreby reštartujte znova.

Tlačová úloha uviazla vo fronte

Otvorte tlačový front na počítači alebo telefóne a zrušte všetky čakajúce úlohy. Reštartujte tlačiareň a skúste to znova.

Windows: Otvorte 'Služby' (services.msc) a nájdite 'Print Spooler'. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť „Reštartovať“.

Mac: Otvorte 'System Preferences', prejdite na 'Printers & Scanners', kliknite pravým tlačidlom myši na vašu tlačiareň a vyberte 'Reset printing system'. Potom znova pridajte tlačiareň.

Tlačiareň offline

Otvorte nastavenia tlačiarne v telefóne alebo počítači a skontrolujte, či tlačiareň nie je nastavená do režimu „offline“. Ak áno, zmeňte ho na „online“. Dvakrát skontrolujte pripojenie WiFi a v prípade potreby sa znova pripojte.

E-mail sa netlačí

Niektoré tlačiarne budú mať problémy s e-mailovými prílohami v závislosti od formátu. Skúste tlačiť z iného zariadenia alebo e-mailového klienta alebo správu prepošlite na inú e-mailovú adresu a skúste tlačiť odtiaľ.

Bezpečnostné problémy

Ak sa v práci pokúšate o mobilnú tlač a tlačiareň sa nezobrazuje alebo vás blokuje zabezpečenie siete, pravdepodobne budete musieť kontaktovať oddelenie IT. Je možné, že vaše zariadenie nemá oprávnenie používať túto konkrétnu tlačiareň.

Hromadná tlač e-mailov

Hromadná tlač viacerých e-mailov môže byť zložitá. Väčšina klientov vám dáva možnosť vytlačiť všetky e-maily v danom vlákne alebo konverzácii, ale nie viacero konverzácií naraz. Jednou z mála výnimiek je klient Outlook na PC. Stačí vybrať správy, ktoré chcete vytlačiť, podržaním klávesu Ctrl a kliknutím na položku Súbor -> Tlačiť. Existujú aj rozšírenia prehliadača tretích strán, ktoré túto funkciu ponúkajú.

Ďalším riešením v Gmaili je vybrať všetky e-maily, ktoré chcete vytlačiť, potom kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať možnosť Poslať ďalej ako prílohu. Pošlite si tieto e-maily, stiahnite si prílohy a potom ich hromadne vytlačte ako súbory.eml.

Formátovanie pre tlač e-mailov

Väčšina e-mailových klientov vám ponúkne dosť základné možnosti formátovania, pokiaľ ide o tlač e-mailov. Zvyčajne si môžete vybrať orientáciu strany, nastavenia farieb, veľkosť papiera a počet kópií. To je asi tak všetko. Ak by ste chceli preskúmať podrobnejšie možnosti formátovania, porozprávajte sa so svojím poskytovateľom správy tlače. Môžu mať produkt, ktorý vyhovuje vášmu účtu, alebo môžu byť schopní navrhnúť riešenie na mieru.

E-mail na tlač

Je dôležité rozlišovať medzi „tlačou e-mailu“ a „ e-mailom na tlač “. Tlač e-mailov je jednoducho vstavaná funkcia tlače e-mailového klienta. E-mail na tlač umožňuje používateľom tlačiť dokumenty odoslaním e-mailom na špeciálnu adresu. Je to šikovná funkcia, ktorú nájdete na väčšine platforiem na správu tlače, a má niekoľko výhod.

Nevyžadujú sa žiadne ovládače

 S e-mailom na tlač potrebujete iba možnosť odoslať e-mail. Nie je potrebné inštalovať žiadny klientsky softvér ani ovládače. Vďaka tomu je skvelý pre hybridné pracovné sily alebo organizácie so zložitými problémami s kompatibilitou. 

Mobilná a BYOD tlač

E-mail na tlač je ideálny pre mobilnú tlač a tlač BYOD a umožňuje používateľom tlačiť odkiaľkoľvek a na akomkoľvek zariadení.

Jednoduché nastavenie a používanie

Pomocou funkcie Email to Print má každá tlačiareň jedinečnú e-mailovú adresu (napr. [email protected] ). Používatelia jednoducho napíšu e-mail, priložia dokument, ktorý chcú vytlačiť, a PaperCut vytlačí dokument z primárneho servera aplikácií. 

Podporuje všetky formáty

Email to Print funguje v podstate s akýmkoľvek zariadením, ktoré dokáže odoslať prílohu e-mailu, ako aj s akoukoľvek platformou, formátom alebo kombináciou režimov. Môžete ho použiť aj v spojení s tlačou Find-Me a vyrovnávaním zaťaženia tlačiarne, takže používatelia môžu odosielať e-maily na MFZ podľa vlastného výberu. 

Zdroj: PaperCut