Efektívne a bezpečné riešenie mobilnej tlače pre moderné firmy

Moderná firma využíva všetky dostupné a efektívne spôsoby pripojiť sa ku kancelárii odkiaľkoľvek, kde je dostupný internet. Nielen z domu, ale dnes už aj na cestách. To znamená používať k pripojeniu svoj vlastný mobilný telefón, tablet alebo notebook. Prenosné mobilné zariadenie je dnes najobľúbenejší pracovný nástroj. Mobilná telefón sa stal stáva najpoužívanejším zariadením pre pracovné účely. Firmy sa tak dostávajú do situácie, že sprístupňujú zamestnancom na diaľku prístup k firemným dátam a samozrejme aj k tlači. A to je zdrojom otázok, ako správne a bezpečne implementovať mobilnú tlač pre svojich zamestnancov.

Pozrime sa aké sú výhody a ako najefektívnejšie využívať mobilnú tlač a prístup z mobilných zariadení k firemnej infraštruktúre tlače a aké hrozia bezpečnostné riziká. Ak existujú riziká, existujú aj spôsoby, ako im predísť a vytvoriť bezpečnú a efektívnu mobilnú tlač pre firmu.

V minulosti bola tlač z mobilných zariadení náročná a hlavne zariadenia (BYOD) predstavovali problém nielen s konektivitou, ale aj bezpečnosťou. Dnes máme mobily v ktorých dokument napíšeme, upravíme a dokonca aj podpíšeme. Ani konektivita nie je problém. Asi najväčším problémom je spoľahlivá počiatočná implementácia nasadenia mobilnej tlače a bezpečnosť. Vytvoriť bezpečné riešenie s efektívnym výsledkom.

BYOD (Bring Your Own Device) je to pojem, ktorý znamená, že zamestnanci využívajú na pracovné úlohy svoje vlastné zariadenie vo firemnom prostredí. Môže ísť o mobilný telefón, tablet, notebook. To zvyšuje nároky na bezpečnosť.

zdroj: canva

Čo je mobilná tlač?

Mobilná tlač je akákoľvek technológia, ktorá umožní tlačiť dokumenty z mobilných zariadení (ako sú smartfóny a tablety) bez toho, aby potrebovali pevný počítač, ako spojku. Toto riešenie je rýchlejšie a efektívnejšie, než samotné posielanie dokumentov e-mailom. Poznáte to, keď posielate email sami sebe, aby ste ho mohli vytlačiť. Základom je podporovaná aplikácia na správu mobilnej tlače, aby ste mali prístup ku všetkým svojim bežným funkciám tlače. Je to praktické riešenie pre mobilné a hybridné pracovné sily. 

Implementácia mobilnej tlače

Mobilná aplikácia na tlač

Táto metóda umožňuje tlač pomocou tlačiarne priamo z inteligentného telefónu alebo tabletu. Zariadenie a tlačiareň musia byť v rovnakej sieti. Stačí si ju zvoliť v mobilnej aplikácii.

Mobilná tlač pomocou servera

Tlačová úloha nie je odoslaná priamo tlačiarni, ale na tlačový server a odtiaľ na tlačiareň. Takže môžete odoslať dokument do tlače a vyzdvihnúť na ľubovoľnej dostupnej tlačiarni. Má to dve výhody. Tou prvou je, že nemusíte dopredu hľadať alebo vyberať konkrétnu tlačiareň. Jednoducho odošlete tlačovú úlohu na tlačový server, ktorý pošle úlohu na jednu z pripojených tlačiarní podľa potreby. Druhou výhodou je to, že nepotrebujete pripojenie do rovnakej sieti, ako tlačiareň.

Cloudová tlač pomocou mobilného zariadenia

Tento spôsob funguje  podobne ako mobilná tlač pomocou servera, akurát s tým rozdielom, že server nie je nainštalovaný v danej firme. Dokumenty sú odosielané na vzdialený cloudový server.

Guest print

Tento spôsob podporuje tlač v rámci mobilnej tlače pomocou serverového riešenia a cloudovej tlače. Umožňuje hosťom a návštevníkom tlačiť zo svojich mobilných zariadení, pričom súčasne zaisťuje bezpečnosť tlačovej infraštruktúry firmy. Je to ideálne riešenie pre hotely, knižnice, školy.

Ako si vybudovať bezpečnú mobilnú infraštruktúru tlače?

Pri budovaní bezpečnej mobilnej tlače a prostredia BYOD je dôležité zamerať sa na bezpečné pracovné postupy, kompatibilitu a jednoduché používanie.

Voľba správneho zariadenia

Ak chcete povoliť mobilnú tlač, musíte si samozrejme vybrať tlačiarne vhodné pre cloud, ktoré podporujú bežné mobilné protokoly, ako sú IPP, LPD a LPR. Zvoľte tlačiarne, ktoré podporujú zabezpečenú tlač.

Vhodný softvér na správu mobilnej tlače

Spustením mobilnej tlače cez vhodný softvér získavate kontrolu nad správou, kto môže tlačiť a ktoré zariadenia sa môžu používať. Získate tak možnosť zavádzať ovládače do zariadení BYOD, spravovať ovládacie prvky prístupu používateľov a implementovať zabezpečený výstup tlače.

Hlavné pravidlo: sieť v bezpečí

Vaša sieť potrebuje viacvrstvové zabezpečenia. Začnite nastavením samostatnej hosťovskej Wi-Fi siete, ktorá zamestnancom umožní tlačiť v bezpečnej, overenej sieti pomocou šifrovania WPA3 alebo prístupu VPN.

Dôležitá je autentifikácia a riadenie prístupu

Pre mobilné tlačové prostredia je tento krok dôležitým. Najlepšie  je nastaviť prístup na základe úloh, obmedziť privilégiá na tlač na základe úloh alebo oddelenia. Dôležité je používať metódy viacfaktorovej autentifikácie vrátane kódov PIN, kariet a hesiel.

Výzvy, ktoré treba zdolať

Ak ste malou alebo stredne veľkou firmou môžete sa stretnúť hneď v úvode s najčastejšími prekážkami, pokiaľ ide o mobilnú tlač. Netreba sa ich obávať a systematicky krok po kroku zdolávať tieto výzvy.

V prvom kroku je dôležité zabezpečenie tlače a minimalizovanie bezpečnostných rizík, hlavne ak ide o citlivé dokumenty firmy. Ak je to možné riešte hneď na začiatky aj kompatibilitu zariadení.

Firmy zvyčajne používajú kombináciu zariadení a operačných systémov, čo sťažuje kompatibilitu. Rôzne smartfóny, rôzne tablety, rôzne modely tlačiarní. To je dôvod, prečo niekedy aj najlepšie riešenia mobilnej tlače nefungujú.

Nedržte svoje IT oddelenie v strehu. To posledné, čo chcete je preťaženie vášho IT tímu nadbytočným riešením problémov. Ak zvolíte správny softvér pre mobilnú tlač odbúrate prácu IT tímu.

Upgrady vybavenia, do ktorých sa vám nechce investovať. Niektoré malé a stredné firmy často používajú staršie tlačiarne, ktoré nie sú kompatibilné s modernou mobilnou tlačou. Investícii sa bohužiaľ nevyhnú. V konečnom dôsledku sa budú musieť rozhodnúť, či cena efektivity tlače preváži investície do nového hardvéru.

Ak sa prelúskate vo firme všetkým týmto, tak vašim zamestnancom dáte možnosť tlačiť z mobilných zariadení odkiaľkoľvek, či už pracujú z domu, formou hybridnej práce alebo na cestách. Budú zastihnuteľní a schopní vykonať pracovné úlohy a využívať pritom mobilnú tlač.

Nezabudnite pri tom všetkom zvoliť správnu stratégiu optimalizácie nákladov. Dnešná doba je naklonená pri hľadaní najlepších riešení aj prijatím Ai a cloudových riešení. Nástroje Ai sú schopné už dnes analyzovať vzorce používania zariadení vo firme spojené s tlačou a navrhnúť rôzne opatrenia s cieľom zníženia nákladov na tlač.

Na koniec popri všetkej firemnej bezpečnosti nezabudnite na ľudský faktor a zamestnancom vysvetlite bezpečnostné protokoly a to, že ak používajú vlastné zariadenie je potrebná bezpečnosť aj na tejto úrovni.