Papier, cloud alebo chaos

Archivácia dokumentov v malej firme

Daňový úrad oznámi kontrolu. Účtovníčka, ktorá u vás pracovala niekoľko rokov, odišla pred dvoma mesiacmi. Faktúry z roku 2019 sú niekde uložené, možno v Gmaili, možno v šanóne, možno na jej starom notebooku. Máte na to tri dni.

Nie je to katastrofický scenár z filmu. Je to situácia, do ktorej sa reálne dostávajú firmy, ktoré fungujú dobre, ale nikdy neriešili, kde presne končia ich dokumenty.

Čo hovorí zákon

Slovenská legislatíva má jasno v tom, čo musíte uchovávať a ako dlho. Účtovné doklady, mzdové dokumenty, zmluvy, podklady k DPH. Lehoty sa líšia podľa typu dokumentu, pohybujú sa v rokoch, niekedy aj dlhšie a môžu sa meniť. Najspoľahlivejšie ich overíte u svojho účtovníka alebo právnika. Nie je to zbytočná byrokracia, ale rozhovor, ktorý vám môže ušetriť poriadnu bolesť hlavy pri prvej kontrole.

Ak si nie ste istí, či dokument ešte potrebujete, nechajte ho. Skartovať môžete kedykoľvek. Obnoviť dokument, ktorý neexistuje, nedokážete nikdy.

Odporúčame

Archív na časopisy Herlitz Economy biely matný

Box z kartónu na odkladanie časopisov.Šírka chrbta 7 cm. Väčšie balenie 50 ks.Chrbát: 7 cmFarba: biela matná

1,30 € s DPH 1,06 € bez DPH

Na sklade

5+ ks

− +

Kúpiť

Archív na časopisy Herlitz Economy žltý

Box z kartónu na odkladanie časopisov.Šírka chrbta 7 cm. Väčšie balenie 50 ks.Chrbát: 7 cmFarba: žltá

1,40 € s DPH 1,14 € bez DPH

Na sklade

1+ ks

− +

Kúpiť

Archívny box Fellowes BANKERS BOX 80mm sivý/biely

Základný prvok pre archiváciu dokumentov formátu A4. Popisovateľný na chrbte a veku. Šírka chrbta 80 mm. Rozmery (Š × V × D) 80 × 260 × 325 mm. Dodávaný v rozloženom stave. Väčšie balenie 20 ks. Farba sivá/ biela.Rozmery v cm: 8x26x32,5Farba: sivá/biela

1,70 € s DPH 1,38 € bez DPH

Na sklade

5+ ks

− +

Kúpiť

Archívny box A4 / 200 mm, kartón, ESSELTE "Boxy", biely

Archívny box z recyklovaného kartónu na archiváciu dokumentov do formátu A4 s otvorom na ľahkú manipuláciu. Predtlač na popis na dlhšej i kratšej strane umožňuje skladovanie vo vodorovnej aj zvislej polohe. Box je využiteľný samostatne alebo v kombinácii s archivačnými krabicami. Chrbát: 200 mm. Rozmery (š x v x h): 200 x 352 x 250mm. Farba: biela/červená.

4,50 € s DPH 3,66 € bez DPH

Na sklade

100+ ks

− +

Kúpiť

Archívny box Fellowes BANKERS BOX 105mm sivý/biely

Základný prvok na archiváciu dokumentov formátu A4. Box popisovateľný na chrbte a veku. Šírka chrbta 105 mm. Rozmery (Š × V × D) 105 × 260 × 325 mm. Dodávaný v rozloženom stave. Väčšie balenie 20 ks. Farba sivá/ biela.Rozmery v cm: 10,5x26x32,5 Farba: sivá/biela

1,90 € s DPH 1,54 € bez DPH

Na sklade

10+ ks

− +

Kúpiť

Archív na časopisy Herlitz Economy zelený

Box z kartónu na odkladanie časopisov.Šírka chrbta 7 cm. Väčšie balenie 50 ks.Chrbát: 7 cmFarba: zelená

1,40 € s DPH 1,14 € bez DPH

Na sklade

1+ ks

− +

Kúpiť

Archívny box Esselte ECO 100mm hnedý

Box z archivačného systému Esselte ECO navrhnutý so zeleným prístupom. 100% recyklovateľný s 85% podielom spotrebiteľského odpadu, certifikovaný FSC. Veľkosť optimalizovaná iba na papiere A4 s cieľom minimalizovať odpad pri výrobe.Rozmery (š x v x h): 100 x 233 x 327 mmFarba: hnedá/zelená

1,70 € s DPH 1,38 € bez DPH

Na sklade

100+ ks

− +

Kúpiť

Akcia

Archív na časopisy Herlitz Montana čierny

Box z kartónu na odkladanie časopisov v úprave Montana-vlnitá lepenka. Rozmery 30,5x11,5x24,5 cm. Väčšie balenie 50 ks.Chrbát: 11,5 cmFarba: čierna

1,49 € 1,10 € s DPH 0,89 € bez DPH

Na sklade

100+ ks

− +

Kúpiť

Archívny box DONAU 200mm hnedý

Archívny box z trojvrstvovej lepenky s certifikátom FSC® (drevo na jej výrobu pochádza z lesov, obhospodarovaných udržateľným spôsobom), bez obsahu kyseliny (pH 7,5). Vhodný na archiváciu dokumentov do formátu A4 s otvorom na ľahkú manipuláciu. Možnosť archivovať aj zakladač Donau. Predtlače na popis na dlhšej i kratšej strane umožňuje skladovanie vo vodorovnej aj zvislej polohe. Box je využiteľný samostatne alebo v kombinácii s archivačnými krabicami. Gramáž 390 g. Väčšie balenie 20 ks.Chrbát: 200 mmFarba: hnedá

2,85 € s DPH 2,32 € bez DPH

Na sklade

1+ ks

− +

Kúpiť

Archívna krabica s odnímateľným vekom DONAU hnedá 545×363×317 mm

Archívna krabica z trojvrstvovej lepenky gramáže 490 g s certifikátom FSC® (drevo na jej výrobu pochádza z lesov, obhospodarovaných udržateľným spôsobom), bez obsahu kyseliny (pH 7,5). Vhodná na ukladanie a archiváciu archivačných boxov. Rýchlo a ľahko zložiteľná. Bočné otvory na prenášanie, predtlač na popis na bokoch. Dodávaná rozložená. Väčšie balenie 5 ks. Rozmery: 545 × 363 × 317 mm. Kapacita: 6 archívnych boxov so šírkou chrbta 8 cm, 5 archívnych boxov so šírkou chrbta 10 cm, 4 archívne boxy so šírkou chrbta 12 cm, 2 archívne boxy so šírkou chrbta 15,5 cm + 1 archívny box so šírkou chrbta 20 cm alebo 2 archívne boxy so šírkou chrbta 20 cm + 1 archívny box so šírkou chrbta 10 cm. Nosnosť do 13 kg.Farba: hnedá

5,95 € s DPH 4,84 € bez DPH

Na sklade

100+ ks

− +

Kúpiť

Stojan na časopisy PP A4 Pastelini - ružový

Stojan na časopisy a dokumenty formátu A4 so štítkom na popis obsahu. - šírka chrbta 70 mm

7,95 € s DPH 6,46 € bez DPH

Na sklade

1+ ks

− +

Kúpiť

Archív na časopisy Herlitz Economy tmavočervený

Box z kartónu na odkladanie časopisov. Šírka chrbta 7 cm. Väčšie balenie 50 ks.Chrbát: 7 cmFarba: tmavočervená.

1,30 € s DPH 1,06 € bez DPH

Na sklade

100+ ks

− +

Kúpiť

Archívna krabica horizontálna Esselte biela/červená 330x80x260 mm

Krabica s otváraním zo širšej strany pre jednoduchšie plnenie dokumentami s možnosťou skladovanie v horizontálnej i vertikálnej polohe. Väčšie balenie 25 ks.Rozmery (š x v x h): 330 x 80 x 260mmFarba: biela/červená

2,40 € s DPH 1,95 € bez DPH

Na sklade

100+ ks

− +

Kúpiť

Akcia

Archív na časopisy DONAU 100mm modrý

Stabilný skladací stojan z trojvrstvovej lepenky s certifikátom FSC® (drevo na jej výrobu pochádza z lesov, obhospodarovaných udržateľným spôsobom), na archiváciu časopisov, katalógov a pod. do formátu A4. Šírka chrbta 100 mm, otvor na ľahkú manipuláciu, predtlač na popis. Je využiteľný samostatne alebo v kombinácii s archivačnými krabicami. Väčšie balenie 10 ks.Šírka chrbta: 100 mmFarba: modrá

1,19 € 0,90 € s DPH 0,73 € bez DPH

Na sklade

100+ ks

− +

Kúpiť

Akcia

Archív na časopisy DONAU 80mm modrý

Stabilný skladací stojan z trojvrstvovej lepenky s certifikátom FSC® (drevo na jej výrobu pochádza z lesov, obhospodarovaných udržateľným spôsobom), na archiváciu časopisov, katalógov a pod. do formátu A4. Šírka chrbta 80 mm, otvor na ľahkú manipuláciu, predtlač na popis. Je využiteľný samostatne alebo v kombinácii s archivačnýmikrabicami. Väčšie balenie 20 ks.Šírka chrbta: 80 mmFarba: modrá

1,09 € 0,80 € s DPH 0,65 € bez DPH

Na sklade

100+ ks

− +

Kúpiť

Archív na časopisy Herlitz Economy modrý

Box z kartónu na odkladanie časopisov.Šírka chrbta 7 cm. Väčšie balenie 50 ks.Chrbát: 7 cmFarba: modrá

1,40 € s DPH 1,14 € bez DPH

Na sklade

100+ ks

− +

Kúpiť

Kde malé firmy reálne archivujú

Väčšina malých firiem nemá archivačný systém. Má archivačný chaos, ktorý väčšinou funguje. Faktúry chodia e-mailom a zostávajú v inboxe. Zmluvy si každý ukladá inak, niekto do Dropboxu, niekto priamo na plochu notebooku. Niečo je vytlačené a založené v šanóne, niečo ostalo na zariadení zamestnanca, ktorý z firmy odišiel pred dvoma rokmi.

Pokiaľ všetko beží normálne, nikto to nerieši. Problém príde vtedy, keď ho najmenej čakáte. Je to daňová kontrola, spor so zákazníkom, nový účtovník, ktorý preberá agendu. V tých chvíľach zistíte, či bol váš systém skutočne systém, alebo len séria šťastných náhod.

zdroj: canva

Čo skutočne funguje v malej firme

Nepotrebujete drahý softvér ani IT špecialistu. Potrebujete systém, ktorý zvládne používať každý v tíme a to vrátane toho, kto nastúpi o rok.

Základ máte pravdepodobne už dnes. Google Workspace alebo Microsoft 365, ktoré väčšina malých firiem platí pre e-mail a spoluprácu, postačia ako solídny digitálny archív. Problém zvyčajne nie je úložisko, ale je to fakt, že každý si v ňom ukladá veci po svojom. Stačí sa raz dohodnúť na spoločnej logike: faktúry prijaté a vydané rozdelené podľa rokov, zmluvy na jednom mieste, mzdové dokumenty oddelene. Musí sa toho držať každý a nie len ten, kto systém vymyslel.

Papier z kancelárií nezmizol a ani nezmizne (odporúčame predošlý článok). Zmluva s vlastnoručným podpisom má inú váhu pri spore než PDF. Dokumenty s úradnou pečiatkou niektoré inštitúcie stále vyžadujú v origináli. Záložná tlačená kópia kľúčovej zmluvy vás môže zachrániť pri výpadku systému alebo nečakanej strate prístupu ku cloudu.

Dobrý návyk, ktorý stojí za zavedenie, je jednoduchý: každý fyzický dokument, ktorý dostanete alebo podpíšete, hneď naskenujte a uložte digitálne. Originál ide do šanóna, kópia je okamžite dohľadateľná. Preto má skener alebo multifunkčná tlačiareň v malej firme konkrétnu každodennú hodnotu a nie je to technologický upgrade, je to pracovný nástroj.

Zálohovanie je kapitola, ktorú väčšina firiem odkladá, kým ju nepotrebuje. Cloud je spoľahlivý, nie však neomylný a súbory sa dajú omylom zmazať, prístupy k účtom stratiť, služby vypadnúť. Externý disk v kancelárii aktualizovaný raz mesačne nie je elegantné riešenie, ale je funkčné. A jedno dôležité: zabezpečte, aby k zálohe mal prístup niekto iný než len majiteľ firmy.

Bezpečnosť: kto má prístup k vašim dokumentom

Archivácia a bezpečnosť sú dve strany tej istej mince a na tú druhú malé firmy zabúdajú oveľa častejšie.

Začnite jednoduchou otázkou: kto v tíme má prístup k čomu? V mnohých malých firmách zdieľajú všetci jedno heslo k firemnej schránke alebo k úložisku. Keď niekto odíde a nie vždy to býva v dobrom,  zistíte, že nemáte kontrolu nad tým, kto stále vidí vaše faktúry, zmluvy a mzdové podklady.

Riešenie nie je komplikované. Cloudové nástroje, ktoré už používate, umožňujú nastaviť individuálne prístupy pre každého člena tímu. Keď zamestnanec odíde, jeho prístup zrušíte za päť minút. Firemné dokumenty ostanú tam, kde majú byť.

Oplatí sa myslieť aj na GDPR. Ak archivujete dokumenty s osobnými údajmi, mzdové listy, zmluvy so zamestnancami, fakturačné údaje zákazníkov, tak sa na vás vzťahujú pravidlá o tom, ako dlho a akým spôsobom tieto údaje uchovávate. Základný princíp: uchovávajte len to, čo skutočne potrebujete, len tak dlho, ako musíte, a s prístupom len pre tých, ktorí to naozaj potrebujú.

Fyzická bezpečnosť sa podceňuje možno najviac. Šanón v otvorenom regáli pri recepcii, kam vojde každý zákazník či kuriér, nie je archív. Dokumenty s citlivými údajmi patria do uzamykateľného priestoru, nie preto, že by ste niekomu neverili, ale preto, že nie každý, kto vstúpi do vašej kancelárie, je váš kolega. To isté platí pre skartovanie: dokumenty s osobnými údajmi by mali končiť v skartovačke, nie v košíku pri tlačiarni.

Kedy váš systém prestáva stačiť

Väčšina firiem nerieši archiváciu, kým nenarazí na konkrétny problém. Niektoré situácie sú však jasným signálom, že niečo nefunguje:

• Hľadanie konkrétneho dokumentu trvá viac ako päť minút.
• Odchod zamestnanca znamená, že niektoré súbory jednoducho zmiznú.
• Neviete, kde sú faktúry spred troch rokov.
• Zálohu naposledy robil niekto, kto u vás už dávno nepracuje.

Žiadna z týchto situácií nie je katastrofa, kým sa ňou nestane. A to je presne ten moment, keď je neskoro ich riešiť.

Kde začať

Archivácia nemusí byť komplikovaná. Musí však fungovať aj vtedy, keď ju riešite pod tlakom.

Nepotrebujete meniť všetko naraz. Otvorte cloudové úložisko vašej firmy, dohodnite sa v tíme na spoločnej logike ukladania a začnite ju používať od dnes. Ak to zvládnete konzistentne mesiac, máte systém. A keď o rok príde daňová kontrola a účtovníčka, ktorá veci spravovala, už u vás dávno nepracuje, budete vedieť, kde faktúry sú.

Článok má informatívny charakter. Pre konkrétne právne a účtovné povinnosti odporúčame konzultáciu s odborníkom.