Virtuálny trezor: Ochrana digitálnych dokumentov heslom

Skôr než pristúpitek tlači máte svoj dokument uložený v digitálnej forme, ako súbor Word, Pages, Excel, Numbers prípadne PDF súbor. My sa pozrieme, ako jednoducho zvýšiť bezpečnosť vašich dokumentov priamo v aplikáciách Pages, Numbers a Word, Excel alebo PDF. Každý z nás prichádza do styku pri práci s počítačom alebo mobilom s kancelárskymi aplikáciami na tvorbu a úpravu dokumentov. Niekedy tieto dokumenty zdieľame a občas potrebujeme, aby sa dokumenty nedostali do nepovolaných rúk a ich obsah sa zobrazil iba konkrétnej osobe. Ak spravujeme citlivé údaje v dokumentoch je rozumné ich zabezpečiť. Často majú firmy veľmi dobre zabezpečenú sieť, počítače aj svoje tlačiarne a aj tak sa niektoré dokumenty dostanú do nepovolaných rúk práve v digitálnej forme a chýba im aspoň základné zabezpečenie heslom. Práve tento typ zabezpečenia je jednoduchou záležitosťou, ktorú môže vykonať používateľ (vlastník dokumentu) pár klikmi. 

zdroj: pixabay

Ako zaheslovať dokumenty Word a Excel MS Office?

Medzi najčastejšie používané digitálne dokumenty patria textový Word a tabuľkový Excel. Zaheslovať si však môžete všetky súbory z kancelárskeho balíka Microsoft Office. Ak používate OS Windows a máte nainštalovaný Microsoft Office alebo Office365 stačí otvoriť textový dokument Word, ktorý si chcete zaheslovať.

Prejdete na záložku Súbor a kliknete na Informácie. Otvorí sa vám ponuka, kde nájdete Zabezpečiť dokument. Keď kliknete na ikonu s týmto označením zobrazí sa ponuka s niekoľkými možnosťami zmien v dokumente. Okrem Zašifrovania heslom, ktoré nás zaujíma tam nájdete: Otvorenie iba na čítanie, obmedzenie úprav, pridanie neviditeľného digitálneho podpisu a označenie dokumentu statusom finálna verzia.

Po kliknutí na Zabezpečiť heslom a kliknutí na Zašifrovať heslom sa otvorí okno Šifrovanie dokumentu s prázdnym riadkom pre zadanie hesla. Týmto heslom sa zašifruje obsah dokumentu. Teraz už iba potvrdiť OK  a znovu potvrdíte heslo OK. Dôležité je si zapamätať heslo pre otvorenie dokumentu.

Vymazať heslo a odheslovať dokument urobíte rovnakým spôsobom. Po otvorení dokumentu budete vyzvaní na zadanie hesla. Znovu prejdete predošlým postupom, heslo vymažete a potvrdíte OK.

Rovnaký spôsob môžete použiť aj pre Excel alebo PowerPoint MS Office.

Ako zaheslovať dokumenty Pegas a Numbers pre MacOS alebo iOS?

V rámci aplikácie Pages alebo Numbers, ktoré sú súčasťou kancelárskeho balíka iWork pre MacOS alebo iPadOS a iOS je ochrániť dokument heslom rovnako jednoduché. K svojmu dokumentu môžete priradiť heslo, aby dokument otvorili iba poverené osoby, ktoré heslo poznajú. Heslo môže samozrejme pozostávať z akejkoľvek kombinácii čísiel, písmen a znakov, ktoré klávesnica podporuje.

Na MacOS zariadení otvoríte aplikáciu Pages a vyberiete Súbor a nastaviť heslo. Ak máte zariadenie nastavené pre biometriu zobrazí sa správa „ zapamätať si heslo v kľúčenke“. Takto môžete aj keď máte heslo dokumentu otvárať vy sami dokument jednoducho pomocou Touch ID. Rovnako môžete svoje heslo zmeniť  alebo zrušiť. Stačí vybrať súbor a zmeniť to.

Ak používate v svojom iPhone funkciou Face ID (funkcia na detekciu tváre) alebo Touch ID (funkcia na detekciu odtlačkov prstov), môžete ich použiť na otváranie dokumentov chránených heslom. Nastavenie hesla vykonáte pomocou niekoľkých krokov. Na zariadení otvoríte aplikáciu Pages a kliknete na Možnosti dokumentu a Nastaviť heslo a Hotovo. Rovnakým spôsobom sa dostanete k zmene alebo odstráneniu hesla. Samozrejme musíte dané heslo pre zmenu zadať. Ak zmeníte heslo, bude sa vzťahovať iba na práve danú verziu a nie tú, ktorú ste už niekomu poslali. 

Ako zaheslovať PDF dokumenty v Adobe Acrobat alebo online?

Ak používate program alebo aplikáciu PDF Editor najčastejšie je to v záložke ochrana dokumentu a tam je niekoľko možnosti. Okrem schovať dokument, časovač pre pozretie dokumentu je tam funkcia Ochrana dokumentu heslom. Nezáleží o aký program alebo aplikáciu ide, tento spôsob ochrany býva pri Editore PDF skoro vždy. To sa nevzťahuje na PDF Reader, aplikácie a programy, ktoré v základnej verzii iba PDF dokumenty čítajú, prehliadajú.

Keďže asi najznámejší program pre PDF je Adobe Acrobat, pozrieme sa, ako zaheslovať dokument PDF práve v ňom.

Vyberte súbor a vpravo nájdete funkciu ochrana (protect), kde sa nachádza možnosť ochrana heslom. Zadáte heslo, potvrdíte a je to. Pokiaľ nevlastníte verziu programu, kde sa takáto funkcia nachádza môžete dokument PDF uložiť ako dokument Word a ten si ochrániť heslom alebo využiť online spôsob. Ten musíte zvážiť vzhľadom o aký typ dokumentu sa jedná. Hlavne, ak ide o príliš citlivé údaje, ktoré by ste nechceli, aby niekde na nete unikli.

Potrebujete ochrániť svoj dokument a zdieľať ho s niekým, kto ho pomocou hesla otvorí? Táto základná ochrana zabezpečenia dokumentu heslom je dobrý spôsob. Dôležité je heslo nezabudnúť.