Viete, čo je pull printing?

Tlač je napriek digitalizácii stále jedným z kľúčových aspektov práce v kancelárii. Utekať k tlačiarni, aby ste si vyzdvihli dôverný dokument a nikto vás nepredbehol môže byť dosť stresujúce. Pomysleli ste si niekedy "musí predsa existovať lepší spôsob, ako to robiť?" Máte pravdu, existuje a nazýva sa to pull printing. Možno ste už počuli o pull tlači alebo o jednej z jej ďalších prezývok, ako je tlač follow-me, print release, zabezpečená tlač alebo tap and print, aby sme vymenovali aspoň niektoré. Ale čo presne je pull printing (ťahová tlač doslovný preklad)? A využili by ste to?

Definovanie pull printu

Pull printing je dvojstupňové overenie tlačových úloh. V prvom kroku používateľ iniciuje úlohu z pracovnej stanice alebo mobilného zariadenia rovnakým spôsobom ako zvyčajne. V druhom prípade ten istý používateľ povolí cieľovej tlačiarni vykonať úlohu. Keď však kladieme taký veľký dôraz na zefektívnenie procesu tlače, aký má zmysel pridať ďalší krok?

Samozrejme je to bezpečnosť. Pull printing zabezpečuje, že utajované dokumenty alebo tie, ktoré nie sú určené pre širší okruh ľudí, nie sú ponechané k nahliadnutiu vedľa tlačiarne, aby ich niekto videl tým, že iniciovanie a uvoľnenie úlohy sú dve vedomé činnosti. Je to prospešné najmä vtedy, keď chce používateľ vytlačiť úlohu na tlačiarni umiestnenej na inom poschodí alebo v úplne inej budove, napríklad pred rokovaním alebo prezentáciou.

Ak si to zhrnieme, tak pull printing je funkcia tlače, ktorá počas tlačovej úlohy iniciovanej používateľom zadrží tento úkon na serveri, prípadne pracovnej stanici používateľa až do doby, kým ju samotný používateľ neuvoľní natiahnutím do zvolenej tlačiarne. Používateľ sa musí overiť na tlačiarni a to buď heslom, PIN kódom na nainštalovanom softvéri, mobilom alebo pomocou ID karty a integrovanej čítačky kariet.

Dôvody implementácie pull printu

Práve sme uviedli bezpečnosť, ako dôvod číslo jedna na použitie pull printingu. Výhody pull tlače však siahajú oveľa ďalej. Medzi kľúčové výhody riešenia pull printing-u patrí:

Udržateľnosť

Dokonca aj tí najšikovnejší spisovatelia robia preklepy, nehovoriac o koncových používateľoch. Problém je, že akonáhle používateľ klikne na položku Tlačiť, nie je možné vrátiť sa v čase a zopakovať tlačovú úlohu a tento papier ide priamo do koša. To isté platí pre náhodnú tlač duplikátov. Pull printing podrží tlačové úlohy vo fronte, kým ich používateľ nebude pripravený uvoľniť, čo uľahčuje zrušenie nežiaducich úloh skôr, ako spadnú do tlačového zásobníka.

Minimalizácia využívania technickej podpory

Keď sa IT oddelenie nemusí stále stará o tlač, je to dobre. Vybavenie tlačiarní funkciami pull printing umožňuje používateľom prejsť k inej tlačiarni a uvoľniť tlačovú úlohu, keď je tlačiareň vypnutá. Vďaka tomu budú používatelia produktívni a tlač sa úplne nezastaví. Áno, IT oddelenie bude musieť nakoniec vyriešiť problém s tlačiarňou, ale nedostanete tú istú požiadavku štyrikrát alebo päťkrát o tej istej tlačiarni.

Jednoduchosť

Tlač by mala byť bezproblémový proces. Tlač ťahom umožňuje koncovým používateľom jednoduchú tlač aj napriek pridanému kroku. Preč sú časy, keď ste bežali k tlačiarni alebo panikárili, že sa niekto dostane k vaším dokumentom. Predstavte si to takto: Keď používateľ klikne na tlač, tlačová úloha sa vloží do tlačového zásobníka, kým nie je pripravený ju uvoľniť. Okrem toho môžu používatelia hromadne vyzdvihnúť svoje tlačové úlohy a vybrať si ľubovoľnú tlačiareň kompatibilnú s funkciou tlačením ťahom, kde by chceli uvoľniť svoje úlohy. Je to jednoduché, efektívne a používatelia si sotva všimnú ďalší krok.

Zníženie nákladov, zníženie množstva odpadu

Náklady na tlač sa hromadia rôznymi spôsobmi. Žiadny z nich však neublíži vášmu rozpočtu viac, ako odpad z papiera a atramentu. Jedna štúdia odhaduje, že 30 % tlačových úloh nikdy neopustí tlačový zásobník. To je 30 %, ktoré by spoločnosti mohli ušetriť na spotrebnom materiáli tým, že by tlačové úlohy držali vo fronte pred ich uvoľnením. Spotreba elektrickej energie tiež klesá, pretože vaše tlačiarne sú menej aktívne. S Pull printingom si môžete nastaviť predvolené profily zabezpečenej tlače na podporu iniciatívy ekologickej tlače. Viete si nastaviť automatické nastavenie monochromatických výtlačkov a obojstrannú tlač a ušetrili tak atrament aj papier. 

Redukcia tlačiarní

Každý IT tím sníva o menšom počte tlačiarní a pull printing vám umožňuje minimalizovať skupinu tlačiarní odstránením jednotlivých stolových tlačiarní. Namiesto toho môžu koncoví používatelia využívať zdieľané tlačiarne na uvoľnenie svojich tlačových úloh podľa vlastného uváženia a bez rizika, že ich dokumenty uvidí niekto iný. Pull printing pomáha spoločnostiam dodržiavať normy a znižuje počet útokov tým, že vám pomáha znižovať tlačovú infraštruktúru.

Samozrejme okrem výhod existujú aj určité nevýhody. Patria medzi ne: obmedzenie rýchlosti, náklady v podobe licencie a ďalšieho softvéru, podpora tlačového ovládača a kompatibilita hardvéru.

Pull printing zvyšuje nielen produktivitu firmy, ale vytvára ďalšiu úroveň zabezpečenia dokumentov, znižuje náklady na spotrebný materiál súvisiaci s tlačou, eliminuje plytvanie a znižuje dopyt na podporu pre IT tímy. V skratke zjednoduší a zabezpečí tlač pre používateľa.