Tlač vo firme: skryté náklady kancelárskych dokumentov

Navýšili sa vo vašej firme náklady na tlač, aj keď spotreba papiera a tonerov zásadne nerástla? Typický scenár vyzerá rovnako. Skoro vždy sa začne riešiť cena tonerov, prípadne sa hľadá nový dodávateľ. Na prvý pohľad to dáva zmysel. Lenže tým sa rieši len to, čo je viditeľné. Tlač dnes nie je technologický problém. Je to problém správania. A ten sa bez dát a základných pravidiel nemení.

Tlač už nie je jediný spôsob pre dokumenty, ale náklady pretrvávajú

Ešte donedávna bola tlač automatická súčasť práce. Dokument sa vytvoril a vytlačil. Dnes sa veľká časť agendy presunula do digitálu, no náklady na tlač neklesajú rovnakým tempom.

Dôvod je jednoduchý: technológia sa zmenila, návyky nie.

Vo firmách sa tlačí menej, ale často bez kontroly. Zariadenia zostali, procesy sa však prispôsobili len čiastočne. Výsledkom je paradox, že objem tlače klesá, no náklady stagnujú alebo rastú. Firmy sa sústredia na to, čo je viditeľné, no uniká im spôsob, akým tlač v skutočnosti funguje.

Odporúčame

Kopírovací papier Xerox Astro A4, 80g, 500 listov

Kopírovací papier Xerox Astro, 500 listov, 80g. Papier určený na každodenné použitie v laserových tlačiarňach a kopírovacích strojoch a čiernobielych atramentových tlačiarňach. Balenie obsahuje 1 balík papiera, 500 listov, 80g.

3,95 € s DPH 3,21 € bez DPH

Na sklade

10+ ks

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Cartridge Epson 103, T00S1, C13T00S14A, čierna (black), alternatívny

Alternatívna atramentová kazeta (cartridge) s kapacitou 70 ml je vyrábaná podľa ISO noriem, čím je zabezpečená úplna kompatibilita s tlačiarňami Epson.

2,95 € 2,65 € s DPH 2,15 € bez DPH

Na sklade

100+ ks

Alternatívny

čierna

70 ml

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Cartridge Epson 103, C13T00S64A, T00S6, T00S64A, CMYK, multipack, alternatívny

Alternatívna atramentová kazeta (cartridge) s kapacitou 4 x 70 ml je vyrábaná podľa ISO noriem. čím je zabezpečená úplna kompatibilita s tlačiarňami Epson.

11,07 € 9,95 € s DPH 8,09 € bez DPH

Na sklade

50+ ks

Alternatívny

multipack

4 x 70 ml

− +

Kúpiť

Akcia

Kopírovací papier Q-CONNECT Multi-Purpose A4

Univerzálny viacúčelový kopírovací papier na každodenné použitie v laserových tlačiarňach, atramentových tlačiarňach a kopírovacích strojoch.Trieda: CHrúbka: 102 mic. ± 2Bielosť: 146 CIE ± 3Opacita: 93 % +2/-1ECF - bez obsahu elementárneho chlóru500 listovFarba: biela

5,99 € 4,40 € s DPH 3,58 € bez DPH

Na sklade

50+ ks

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Toner HP CE285A (85A), čierna (black), alternatívny

Alternatívny laserový toner s kapacitou 2000 strán od výrobcu s dlhoročnými skúsenosťami v oblasti výroby laserových tonerov. Toner je kvalitou porovnateľný s originálnym laserovým tonerom.

8,61 € 7,75 € s DPH 6,30 € bez DPH

Na sklade

100+ ks

Alternatívny

čierna

2000 strán

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Toner Brother TN2590XL, TN-2590XL, čierna (black), alternatívny

Alternatívny laserový toner s kapacitou 3000 strán od výrobcu s dlhoročnými skúsenosťami v oblasti výroby laserových tonerov. Toner je kvalitou porovnateľný s originálnym laserovým tonerom.

14,76 € 13,25 € s DPH 10,77 € bez DPH

Na sklade

10+ ks

Alternatívny

čierna

3000 strán

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Cartridge Canon PG-545XL + CL-546XL, dvojbalenie, multipack, alternatívny

Alternatívna atramentová kazeta (cartridge) s kapacitou 18 ml + 17 ml je vyrábaná podľa ISO noriem. čím je zabezpečená úplna kompatibilita s tlačiarňami Canon.

35,67 € 32,10 € s DPH 26,10 € bez DPH

Na sklade

50+ ks

Alternatívny

multipack

18 ml + 17 ml

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Cartridge HP 305 XXL, 6ZA94AE, dvojbalenie, multipack, alternatívny

Alternatívna atramentová kazeta (cartridge) s kapacitou 2 x 18 ml je vyrábaná podľa ISO noriem. čím je zabezpečená úplna kompatibilita s tlačiarňami HP.

36,90 € 33,20 € s DPH 26,99 € bez DPH

Na sklade

10+ ks

Alternatívny

multipack

2 x 18 ml

− +

Kúpiť

Akcia

Kopírovací papier Q-CONNECT A4, 80g

Biely bezdrevný papier TCF (bezchlórový), vhodný na každodenné použitie v kancelárii do laserových tlačiarní, kopíriek a čiernobielych atramentových tlačiarní a faxov. Technické parametre: belosť CIE 146±3, opacita (nepriehľadnosť) 90%, drsnosť 200±50 ml/min., hrúbka 106±4 mic.Formát: A4Gramáž: 80 gFarba: biela

5,49 € 4,90 € s DPH 3,98 € bez DPH

Na sklade

5+ ks

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Toner Xerox 106R02773 (3020, 3025), čierna (black), alternatívny

Alternatívny laserový toner s kapacitou 1500 strán od výrobcu s dlhoročnými skúsenosťami v oblasti výroby laserových tonerov. Toner je kvalitou porovnateľný s originálnym laserovým tonerom.

18,45 € 16,60 € s DPH 13,50 € bez DPH

Na sklade

1+ ks

Alternatívny

čierna

1500 strán

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Toner HP 142A, W1420A, čierna (black), alternatívny

Alternatívny laserový toner s kapacitou 950 strán od výrobcu s dlhoročnými skúsenosťami v oblasti výroby laserových tonerov. Toner je kvalitou porovnateľný s originálnym laserovým tonerom.

35,67 € 24,60 € s DPH 20,00 € bez DPH

Na sklade

50+ ks

Alternatívny

čierna

950 strán

− +

Kúpiť

Akcia

Kopírovací papier Universal A4

CIE 160

6,49 € 4,10 € s DPH 3,33 € bez DPH

Na sklade

10+ ks

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Cartridge Canon PG-540 XL+ CL-541 XL, dvojbalenie, multipack, alternatívny

Alternatívna atramentová kazeta (cartridge) s kapacitou 23 ml + 22 ml je vyrábaná podľa ISO noriem. čím je zabezpečená úplna kompatibilita s tlačiarňami Canon.

46,74 € 42,05 € s DPH 34,19 € bez DPH

Na sklade

50+ ks

Alternatívny

multipack

23 ml + 22 ml

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Cartridge Canon CLI-581 XXL CMYK, PGI-580 XXL, 5-pack, multipack, alternatívny

Alternatívna atramentová kazeta (cartridge) s kapacitou 27 ml + 4 x 12,5 ml je vyrábaná podľa ISO noriem. čím je zabezpečená úplna kompatibilita s tlačiarňami Canon.

11,69 € 10,50 € s DPH 8,54 € bez DPH

Na sklade

10+ ks

Alternatívny

multipack

27 ml + 4 x 12,5 ml

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Toner HP W2070A (117A), čierna (black), alternatívny

Alternatívny laserový toner s kapacitou 1000 strán od výrobcu s dlhoročnými skúsenosťami v oblasti výroby laserových tonerov. Toner je kvalitou porovnateľný s originálnym laserovým tonerom.

17,22 € 15,50 € s DPH 12,60 € bez DPH

Na sklade

10+ ks

Alternatívny

čierna

1000 strán

− +

Kúpiť

Akcia

Darček

Cashback

Cartridge Canon PGI-580 XXL, 1970C001, čierna (black), alternatívny

Alternatívna atramentová kazeta (cartridge) s kapacitou 27 ml je vyrábaná podľa ISO noriem, čím je zabezpečená úplna kompatibilita s tlačiarňami Canon.

2,46 € 2,20 € s DPH 1,79 € bez DPH

Na sklade

50+ ks

Alternatívny

čierna

27 ml

− +

Kúpiť

Firmy optimalizujú nesprávnu časť problému

Papier a toner sú prvé, čo si firma všimne. Sú to položky, ktoré sa dajú ľahko spočítať a porovnať. Lenže práve preto často odvádzajú pozornosť od podstaty.

Vo väčšine kancelárií totiž netvoria najväčšiu časť nákladov. Tie vznikajú inde a to v servise zariadení, ich správe v sieti, riešení výpadkov a najmä v čase ľudí, ktorí s tlačou denne pracujú.

Práve čas je najčastejšie prehliadaný. Stačí pár minút denne, ako čakanie pri zariadení, opakovaná tlač alebo riešenie drobných problémov a pri desiatkach zamestnancov sa z toho stáva reálny náklad. Pri 30 ľuďoch ide približne o 50 hodín mesačne. To je jeden pracovný týždeň bez priameho prínosu. Firmy tak riešia cenu tonera, ale ignorujú proces, ktorý náklady vytvára.

Najdrahšia tlač je tá, ktorú nevidíte

Tlač sama o sebe nie je drahá. Drahé je to, ako sa používa.

Bežná situácia z praxe: dokument sa vytlačí na poradu, následne upraví, vytlačí znova a po skončení skončí v koši. Jednotlivý výtlačok stojí centy, preto ho nikto nerieši. V súčte však ide o desiatky až stovky strán denne.

Podobný vzorec sa opakuje aj inde. Vo firmách býva viac zariadení, než je potrebné, tlačí sa „pre istotu“ a chýbajú základné pravidlá, ktoré by to držali pod kontrolou. Navyše často nikto presne nevie, kto tlačí koľko a prečo.

Tieto straty nevznikajú jednorazovo. Sú systematické a práve preto sa ťažko zachytávajú.

Najdrahšia tlač nie je tá, ktorú vidíte na faktúre. Je to tá, ktorú si firma vôbec neuvedomuje, pretože ju nemeria.

zdroj: canva

Čo reálne funguje (a kde to naráža na realitu)

Keď sa firmy rozhodnú tlač riešiť, často začnú technológiou. Vymenia zariadenia alebo hľadajú lacnejšieho dodávateľa. To je logický krok, ale zvyčajne rieši len časť problému.

Zníženie počtu zariadení dokáže zjednodušiť správu a znížiť servisné náklady, no rýchlo narazí na správanie ľudí. Zamestnanci nechcú chodiť cez celé poschodie, vznikajú fronty a citlivé dokumenty si vyžadujú lokálnu tlač. Bez zmeny návykov sa problém len presunie.

Podobne je to so systémami na správu tlače. Ich najväčší prínos nie je technický, ale behaviorálny. V momente, keď firma vidí, kto tlačí, koľko a za koľko, začne sa správanie prirodzene meniť. Ľudia tlačia menej, keď vedia, že sa to sleduje.

Digitalizácia má ešte väčší potenciál, pretože dokáže potrebu tlače odstrániť úplne. Nie všetko sa však oplatí digitalizovať. Právne dokumenty, podpisy alebo interné procesy často zostávajú v hybridnej forme. Snaha o úplne bezpapierovú kanceláriu preto väčšinou naráža na realitu každodennej prevádzky.

Ekologický dopad: vedľajší efekt optimalizácie

Tlač má aj environmentálny rozmer, no väčšina firiem ju nerieši primárne kvôli ekológii. Ide skôr o vedľajší efekt.

Dopad vzniká v celom cykle a to od výroby papiera a tonerov, cez logistiku až po spotrebu energie a odpad. Dobrá správa je, že ekonomika aj ekológia tu idú rovnakým smerom. Menej zbytočnej tlače znamená nižšie náklady aj menšiu záťaž.

Ekologický prínos je reálny, no zriedka býva hlavným dôvodom, prečo firmy tlač optimalizujú.

Kedy sa to oplatí riešiť

Nie každá firma potrebuje komplexnú optimalizáciu tlače. Pri malých tímoch ide často o marginálny problém, ktorý nemá veľký dopad.

Situácia sa mení s rastom firmy. Pri desiatkach zamestnancov už bez základných pravidiel vznikajú zbytočné náklady. Vo väčších organizáciách bez merania a riadenia tlače firma takmer určite stráca peniaze, len to nevidí priamo.

Najčastejšia chyba je rovnaká: firma investuje do technológie skôr, než pochopí vlastné správanie.

Kde začať, aby to malo zmysel

Nezačínajte nákupom, ale dátami. Základ je mať dáta o tom, ako sa tlač vo firme reálne používa.

Stačí si odpovedať na niekoľko otázok:

• koľko strán sa mesačne tlačí
• kto tlačí najviac
• aký je náklad na jednu stranu

Už samotná viditeľnosť týchto údajov často vedie k zmene správania. Na to sa dá nadviazať jednoduchými opatreniami, napríklad nastavením obojstrannej tlače ako štandardu, obmedzením farebnej tlače alebo znížením počtu zariadení. Nejde o veľké investície, ale o disciplínu. A práve tá má v praxi najväčší dopad.

Záver: tlač nie je nákladový problém

Tlač z kancelárií nezmizne. Mení sa však jej úloha. Z automatickej činnosti sa stáva vedome riadený proces. Firmy, ktoré tlač neriešia, neplatia za papier. Platia za neefektivitu. Tlač nie je nákladový problém. Je to problém správania. Bez merania a pravidiel sa nezmení.