Hybridná tlač: stratégia pre moderné pracovné prostredie

Práca z domu a hybridná práca sa stáva čoraz viac preferovanejším pracovným systémom, tam kde sa zamestnanci pohybujú medzi domácnosťou a kanceláriou. Mnohé firmy stále potrebujú riešenia cloudovej tlače, ktoré dokážu zvládnuť novú hybridnú kanceláriu, v ktorej skoro polovica ich zamestnancov pracuje z domu. Ako dosiahnuť, aby bola hybridná tlač nákladovo efektívna, užívateľsky príjemná a bezpečná? Ak využívate alebo chcete v budúcnosti využívať model hybridnej práce budete sa musieť skôr, či neskôr popasovať s niektorými vecami. Hybridná práca si totiž vyžaduje nový prístup k tlači, kde je hlavným bodom bezpečnosť, možnosť správy, flexibilita a celková optimalizácia.

zdroj: canva

Optimalizácia riešení vzdialenej tlače

Najväčšie výzvy, ktoré vás pri hybridnej práci môžu zaskočiť v súvislosti s tlačou sú: dostupnosť, bezpečnosť a správa. Používatelia musia mať možnosť tlačiť na akomkoľvek zariadení, či už sú v kancelárii alebo v domácej sieti. Musia to robiť bezpečne a správcovia systémov musia byť schopní sledovať a monitorovať všetky tlačové aktivity, rovnako ako každá bežná kancelária. Je potrebné nájsť najideálnejšie riešenie medzi dostupnosťou, bezpečnosťou a správou. Preto sa potrebujte zamerať na niekoľko nevyhnutných vecí.

Ovládanie autentifikácie a end-to-end šifrovanie

Vzdialená, centralizovaná správa tlače

Cloudové tlačové riešenia

Mobilná a BYOD tlač

Plná správa a audit

Zabezpečenie tlače pri hybridnej práci

Bezpečnosť je vec, ktorá je jedným z najdôležitejších faktorov v hybridných kanceláriách. Skoro 50 % organizácií zažilo počas pandémie bezpečnostný incident v dôsledku práce na diaľku. Ak teda chcete bezpečne tlačiť v hybridnom prostredí, musíte povoliť sa zamerať na zabezpečenie tlače, šifrovanie typu end-to-end na všetkých zariadeniach a dôkladnej kontrole prístupu a povoleniam. Znie to deprimujúco, ale všetky nastavenia a monitorovanie môžete zabezpečiť pomocou vhodného softvéru na správu tlače.

zdroj: canva

Minimalizovanie rizík BYOD

Ak sa chcete vydať cestou BYOD (Bring Your Own Device), budete potrebovať solídnu stratégiu správy mobilných zariadení (MDM). To znamená tlačové riešenie, ktoré podporuje viacero operačných systémov a poskytuje správcom systému kontrolu nad prístupom používateľov, zabezpečením koncových bodov, nasadením ovládačov a riešením problémov. Ak zamestnanec nechá svoj praovný mobil, tablet v mestskej doprave alebo taxíku, musíte mať možnosť ho na diaľku uzamknúť zo siete. To je úroveň podrobnej kontroly, ktorá je dôležitým bodom.

Vaša stratégia MDM by mala stanoviť bezpečnostné požiadavky pre používateľov, prijateľné štandardy používania a definovať, ktoré zariadenia a operačné systémy skutočne podporujú tlačiarne. Budete tiež potrebovať neprestrelenú sieťovú infraštruktúru s VLAN alebo samostatnými SSID na izoláciu zariadení BYOD od hlavnej siete. Niektoré z nich sú bežné veci, ale na overenie siete tlače (buď pomocou LDAP alebo SSO) je vhodné použiť špecializovaný softvér na správu tlače.

Využitie analytiky

V hybridných pracovných prostrediach je analýza veľmi dôležitá. Musíte vziať do úvahy, že váš pracovný IT tím pracuje v určitej nevýhode: polovica ich sieťovej infraštruktúry sa nenachádza vo firemných priestoroch. Preto je dôležité analyzovať správanie používateľov a vzory tlačiarní, aby sa optimalizovalo nasadenie tlačiarne a znížila sa zbytočná tlač. V konečnom dôsledku vám funkcie auditovania a hlásenia pomáhajú pri rozhodovaní o číslach tlačiarní, umiestnení, nastaveniach a prístupe používateľov. Je to účinný nástroj na zachytenie nadmernej alebo neoprávnenej tlače v sieti.

Systém riadenia spotrebného materiálu pre tlač

Ak vaša firma poskytuje spotrebný materiál pre tlačiarne pre Home Office, zvážte implementáciu vhodného systému riadenia spotrebného materiálu, aby ste sa uistili, že vaši zamestnanci majú všetko potrebné na tlač. Toto je jeden z problémov hybridného pracoviska: musíte udržiavať konzistentné a vyhovujúce hardvérové ​​štandardy nielen v samotnej kancelárii, ale aj v domácnostiach zamestnancov. Samozrejme, najlepšie hybridné siete dokážu skombinovať bezpečnosť s používateľskými funkciami, takže používatelia môžu sami prevziať kontrolu nad ich tlačou (namiesto zahlcovania IT praovníkov e-mailmi).

Optimalizácia nákladov na hybridnú tlač

Dobrým riešením je implementácia kvót hybridnej tlače a limity strán, aby ste mali hybridné prostredie pod kontrolou. Týmto sa vraciame späť k analytike. Čím lepší prehľad majú vaši systémoví správcovia a čím viac vedia o zvykoch vašich používateľov pri tlači, tým účinnejšie budú tieto typy politík. Účinné je nastaviť niektoré základné nastavenia tlače, ako je automatická obojstranná a čiernobiela tlač, kvôli šetreniu zdrojov a energiu.

Problémy s kompatibilitou a ich riešenia

Problémy s kompatibilitou sú častým faktorom, pokiaľ ide o hybridnú prácu. Týmto problémom môžete predísť vhodným výberom riešení agnostických zariadení a operačného systému. Použitím populárnej cloudovej tlačovej platformy už postupne znižujete problémy s kompatibilitou. Môžete tiež nasadiť univerzálne ovládače tlače, ktoré podporujú viacero modelov a značiek tlačiarní. To zjednodušuje proces pre používateľov a maximalizuje počet kompatibilných koncových zariadení.

Ako čo najviac zjednodušiť správu tlače na diaľku

Hybridná tlač bez centralizovaného riadenia môže spôsobiť zmätok, ktorý nechcete. Ideálnym nastavením je jeden ovládací panel, ktorý umožňuje správcom systému vzdialene monitorovať, spravovať a odstraňovať problémy so všetkými tlačiarňami a zariadeniami. Je to súhrn všetkého od nasadenia ovládačov až po aktualizácie brány firewall koncového bodu a opravy zabezpečenia. Pre dosiahnutie minimalizácie prestojov systému implementujte nástroje vzdialeného monitorovania, ktoré dokážu zistiť problémy, ako je nízka hladina tonera alebo zaseknutie papiera.

Každé hybridné pracovné a vzdialené pracovné prostredie je také bezpečné, akým ho sami urobíte. Dôležité je centralizované správcovské ovládanie s dôrazom na bezpečnosť, monitoring zariadení a v neposlednom rade vzdelávanie používateľov. Väčšina problémov súvisí so zlyhaním „ľudského faktora“ teda samotného používateľa. Preto je dôležité integrácia vysokej informovanosti a bezpečnostné školenia v rámci pracovnej komunity, ktorá sa podieľa na hybridnej tlači v rámci Home Office. Čím viac budú vaši zamestnanci o týchto veciach informovaní, tým bezpečnejšia a plynulejšia bude vaša hybridná kancelária. Vytvorte si úspešnú stratégiu transformácie tlače do hybridného prostredia.