Vedeli ste, že si môžete prenajať tlačiareň
Kúpiť alebo si prenajať tlačiareň do firmy?
V dnešnej dobe je pre firemné prostredie často výhodnejší lízing, prenájom strojov a zariadení, ako samotný nákup. Týka sa to automobilov, počítačov, ale aj mobilných zariadení a tlačiarní. Oplatí sa v rámci firmy nákup tlačiarni alebo je výhodnejší prenájom? Aké výhody a nevýhody prináša prenájom tlačiarní vo firme, kde sa tlačí veľký objem tlače a je potrebné zapojenie zariadení do siete.
Pre domácnosť nákup tlačiarne za dostupnú cenu, nie je vysoké finančné zaťaženie. Iné je to však vo firme, kde potrebujete viac výkonnejších, drahších tlačiarní, služby a spoľahlivú údržbu. Na trhu dnes už pôsobí dostatok spoločnosti, ktoré práve pre firmy ponúkajú dlhodobý prenájom výkonných tlačiarní, množstvo služieb a samozrejme aj pravidelnú údržbu priamo vo firme na základe zmluvného vzťahu. Zákazníkovi, v tomto prípade firme, tak odpadajú ďalšie starosti a to vrátane zabezpečovania spotrebného materiálu. Nie pre každého je prenájom, tým lepším riešením. Malá firma alebo živnostník s nízkym objemom tlače, nemusí celkom výhodne takýto spôsob naplno využiť. Pri firmách, kde je administratíva postavená na veľkom objeme tlače už to dáva zmysel. Spoločnosti, ktoré túto službu prenájmu tlačiarní ponúkajú, majú nástroje na to, aby pred prenájmom urobili pre zákazníka analýzu a pripravili mu služby na mieru. Dokážu zefektívniť tlač, znížiť náklady a priniesť tak do firmy vyššiu efektivitu a úsporu času. Napriek tomu má tento spôsob využívania prenajatých tlačiarní svoje výhody, ale aj nevýhody. Najviditeľnejšou výhodou je žiadna vstupná investícia do zariadenia a naopak nevýhodou pravidelné mesačné zaťaženie platbami.
Výhody prenájmu tlačiarní
- široký výber zo zariadení rôznych značiek a v rôznych cenových hladinách
(aj tých drahších, ktoré by boli pre firmu veľkým investičným zaťažením)
- možnosť vybrať si zariadenie presne na mieru potrieb vo firme
- analýza, nastavenie tlače vo firme s čo najväčšou efektivitou
- podpora služieb a nastavení pre tlačiarne v podnikovej sieti
- nízke prevádzkové náklady bez ďalších investícií
- prevádzka bez ďalších starostí o spotrebný materiál
- vysoká úroveň údržby a servisu priamo vo firme
- záruka po celú dobu prenájmu zariadenia
- životnosť a opotrebovanosť zariadenia rieši spoločnosť, ktorá zariadenie prenajíma
- dopĺňanie spotrebného materiálu toneru v cene prenájmu
- odber a recyklácia spotrebovaných kaziet
Nevýhody prenájmu tlačiarní
- pravidelné mesačné platby
- % odlišný, nižší odpočet dane
Finančné zaťaženie pre firmu
Ak si firma kupuje vlastné tlačiarne alebo multifunkcie je to určité zaťaženie vstupnej investície. Pri výkonných drahých tlačiarňach alebo vyššom počte zariadení, to môže firma pocítiť. Niekedy nemá na takýto nákup ani zdroje. Po určitom čase sa zariadenia opotrebujú a je potrebné znovu nakúpiť nové. To je opäť nová investícia. Môžu sa zmeniť potreby firmy a nižšia rada zariadení, už ich nemusí vedieť pokryť. Ak si firma prenájme tlačiarne nemusí sa obávať o životnosť, opotrebovanosť zariadení a flexibilnejšie reagovať v rámci zmluvy o prenájme a zmenených potrebách firmy. Pri zmene potrieb firmy, zvýšenie objemu tlače nemusí kúpené zariadenie vymeniť a znovu investovať, stačí si prenajať vhodnejší model.
Benefit prenájmu – údržba a servis
Veľkým benefitom systému prenájmu a služieb spojených s tým je pravidelná údržba kvalifikovanými pracovníkmi a v prípade poruchy servis priamo vo firme. Počas celej doby prenájmy máte záruku, rýchlej opravy alebo výmeny zariadenia, ak je to potrebné.
Výmena náplní do tlačiarne a recyklácia
V cene prenájmu je výmena spotrebovaných náplní, atramentových, tonerových kaziet. Rovnako aj odber použitých, spotrebovaných náplní a zabezpečenie ich recyklácie.
V akých cenách sa pohybuje prenájom tlačiarní
V malom prieskume sme zistili ceny prenájmov niektorých modelov tlačiarní, ktoré sú v ponuka na našom trhu. Laserová monochromatická tlačiareň HP LaserJet Pro MFP M426fdw je vhodná do malej firmy pre pracovnú skupinu 3 až 10 používateľov. Všade tam, kde sa mesačný objem tlače pohybuje od 750 do 4 000 strán. To je výrobcom odporúčané mesačne vyťaženie zariadenia, ktoré zvládne maximálne mesačne až 80 000 strán tlače formát A4. Nákup tejto multifunkcie by firmu zaťažil čiastkou približne 400 €. Prenájom takého zariadenia stojí priemerne 12 € mesačne, po dobu 36 mesiacov. Multifunkcia HP LaserJet Pro MFP M426dw používa k tlači tonerovú kazetu HP CF226A (26A) čierna, ktorá má v štandardnej kapacite vyťaženie 3 100 strán. Tlačiareň podporuje aj veľkokapacitný toner HP C226X (26X) čierny s kapacitou až 9 000 strán.
Veľmi žiadané sú veľkoformátové zariadenia, výkonné produkčné tlačiarne, ktorých odporúčaný mesačný objem tlače je 5 000 - 20 000 strán a viac. Ak ste stredne veľká firma, ktorá tlačí veľký objem tlače a potrebujete rýchle a výkonné zariadenie. K prenájmu nájdete aj zariadenia, ktoré pokryjú náročné potreby firiem. Zariadenie KYOCERA TASKalfa 2553ci je vysoko výkonná farebná multifunkcia s laserovou technológiou tlače, ktorá vyprodukuje za minútu 25 strán čb/ farebne na max. formát papiera A3. Okrem tlače ponúka aj rýchle kopírovanie, skenovanie a fax. V ponuke je v niekoľkých spoločnostiach, ktoré tlačiareň prenajímajú za mesačné platbu necelých 35 €. Tento model môžete získať v základnej, štandardnej verzii, ale aj v rozšírenej verzii s prídavným príslušenstvom, akú sú zásobníky papiera, podávače papiera, viazače papiera a iné. Pre tlač sa používajú 4 samostatné tonerové kazety. Čierny toner TK-8345BK má kapacitu 12 000 strán a farebné tonery azúrový TK-8345C, purpurový TK-8345M a žltý TK-8345Y majú kapacitu 6 000 strán.
Prenájom tlačiarní je služba, ktorá okrem odbúrania vstupnej investície firme, prináša aj niekoľko iných výhod. Dostáva sa čoraz viac do povedomia a firmy si nechávajú vypracovať analýzu, či je pre ne výhodnejší prenájom namiesto nákupu tlačiarní. Odpadajú im starostí, ktoré tým pádom nemusia riešiť. Nemusia sa zaoberať recykláciou prázdnych kaziet a odberom, recykláciou alebo odpredajom starých tlačiarní, ktoré už nepoužívajú alebo po uplynutí ich životnosti. O všetko sa postará spoločnosť, ktorá prenájom ponúka. Tlačiarne si prenajmú v období, kedy ich potrebujú a na ako dlho ich potrebujú. Ak vezmeme do úvahy, že 36 mesiacov je nové zariadenie schopné pracovať v tej najlepšej kondícií a po tejto dobe sa už môže jeho stav zhoršovať, vyťaží firma zo zariadenia to najlepšie. Počas celej doby má v cene garantovanú údržbu, servis a pravidelné doplňanie náplní. Po uplynutí doby prenájmu môže firma zvoliť nový výkonnejší model. Je to riešenie aj pre firmy, ktoré potrebujú tlačiarne a kopírky, ale nemajú vlastne prostriedky na nákup, ale aj pre krátkodobé využitie tlačiarní na určitú pracovnú úlohu, dočasnú kanceláriu a podobne.