Microsoft Teams

Presun práce z firemného prostredia priniesol zamestnancom aj zamestnávateľom nielen výhody, ale aj množstvo menších alebo väčších problémov. Okrem bezpečnosti museli zamestnávatelia riešiť nástroje pre komunikáciu a spoluprácu. To sa v podstate týka aj škôl a distančného vyučovania v online priestore. Jedným z takýchto nástrojov je Microsoft Teams. Riešenie, ktoré ponúka komunikáciu, videokonferencie a tímovú spoluprácu. Kým donedávna bol Microsoft Teams súčasťou balíka Office 365, v novej verzii Windows 11 sa stal už predinštalovanou aplikáciou v rámci systému. Poďme sa teda pozrieť, čo tento komunikačný nástroj prináša a ako efektívne ho môžete používať.

Aplikácia alebo webové rozhranie

Ak ste inovovali svoj počítač alebo notebook na nový Windows 11 nájdete predinštalovanú aplikáciu Microsoft Teams v hlavnom paneli. Po kliknutí sa môžete prihlásiť vašim Microsoft účtom, ak ho nemáte založíte si nový. K registrácii môžete použiť akúkoľvek emailovú adresu, telefónne číslo alebo Skype konto. Pokiaľ používate Windows 10 stačí z oficiálnej stránky Microsoft stiahnuť aplikáciu kompatibilnú pre svoj operačný systém. Priamo na webovej stránke sa môžete zadarmo zaregistrovať alebo rovno prihlásiť. Bez použitia aplikácie môžete používať Microsoft Teams práve cez webové rozhranie. Microsoft Teams je vo Windowse 11 v základnej bezplatnej verzii. V úplnej verzii je súčasťou platených plánov Office 365 Business Basic, Standard a E3.

zdroj foto: microsoft.com

Čo ponúka Microsoft Teams

V rámci tohto komunikačného nástroja na spoluprácu viete využívať chat, hovory, video-hovory so svojimi spolupracovníkmi. Zdieľať dokumenty, fotografie, videá a poznámky pre rýchlu spoluprácu v teame. V reálnom čase môžete upravovať súbory pomocou aplikácií Word, Excel, PowerPoint a OneNote.

Bezplatná verzia ponúka funkcie:

- neobmedzené chatové správy, skupinové chaty, vyhľadávanie pomocou kľúčových slov, história chatov

- zabudované online schôdze, hlasové hovory a videohovory (s možnosťou rozmazania pozadia) pre jednotlivcov a skupiny o dĺžke až 60 minút na schôdzu alebo hovor (bezplatná verzia)

- neobmedzený čas online schôdze až na 30 hodín (rozšírenie počas pandémie Covid19)

- v rámci bezplatnej verzii sa môže k online schôdzi pripojiť až 100 ľudí (rozšírenie počas COVID19 na 300 ľudí)

- cloudový priestor 10 GB na súbory tímu a ďalšie 2 GB na každú osobu ako osobný cloudový priestor

- tvorba a editácia obsahu v reálnom čase pomocou aplikácií Office, ako napríklad Word, Excel, PowerPoint a OneNote

- neobmedzené integrácie aplikácií s viac ako 650 podnikovými aplikáciami, z ktorých si môžete vybrať, vrátane Adobe Creative Cloud, SignEasy, Evernote, Trello a iné.

- možnosť komunikácie a spolupráce s kýmkoľvek v rámci vašej organizácie alebo mimo nej, s pokrytím bezpečnej a globálnej infraštruktúry od spoločnosti Microsoft

- ochranu šifrovaním uložených aj prenášaných údajov

Platená verzia ponúka navyše:

- dodatočný cloudový priestor od 1 TB ukladacieho priestoru (závisí od predplateného plánu)

- rozšírené možnosti spolupráce na súboroch v desktopových aplikáciách Office

- integrácia ďalších aplikácií tretích strán

- pokročilé riadenie IT

- zabezpečenie a dodržiavanie súladu na podnikovej úrovni

Prechod z bezplatnej na platenú verziu je jednoduchý a to priamo v aplikácií alebo webovom rozhraní pomocou inovácie na platenú verziu Microsoft 365 Business Basic, Microsoft Business Standard alebo Microsoft 365 E3 (Microsoft Teams je ich súčasťou).

Prečo je Microsoft Teams dobrá voľba

Získate veľmi mocný nástroj na presun vašej kancelárie do online priestoru so širokou škálou funkcií. Nielen textové chaty s históriou, hovory a videohovory, ale aj manažéra na organizovanie firemných online porád, priestor na dokumenty a ich rýchle zdieľanie a úpravu v reálnom čase. Vytváranie pracovných tímov súkromných aj verejných. Zdieľanie kalendára a vytváranie pozvánok k online schôdzi. Zdieľanie plochy, dokumentov a nahrávanie online schôdzi pre nezúčastnených používateľov.

zdroj foto: microsoft.com

Microsoft Teams vás nebude obmedzovať ani operačným systémom. Podporu má nielen vo Windowse, ale používať môžete verzie pre Mac, Linux alebo mobilné zariadenia s Androidom a iOS. Inštalácia do zariadenia nie je nutnosťou, využívať ho môžete cez webové rozhranie.

Ďalším plusom je spolupráca s inými službami, ktoré môžete v rámci firmy používať. Množstvo služieb je možné priamo integrovať v rámci Microsoft Teams. Už dnes obsahuje knižnica služieb nespočetné množstvo aplikácií  tretích strán s ktorými má Microsoft vytvorené partnerstvo (Trello, Zoom, Evernote, Polly, Wiki, SoapBox, Adobe Creative Cloud, YouTube, Remind, Translator, SingEasy a iné). Vyberať z knižnice si môžete na základe navrhovaných aplikácií alebo sekcií. 

Nielen firmy a užívatelia pracujúci formou Home Office, ale aj vzdelávacie inštitúcie dokážu platformu Microsoft Teams plnohodnotne využívať. Pre študentov a učiteľov ponúka Microsoft bezplatnú verziu Office 365 A1 s integrovaným riešením Microsoft Teams a špeciálnymi funkcionalitami pre prácu s triedou. V rámci tejto verzie môžu učitelia vytvárať online triedy, online hodiny, pracovať pomocou interaktívnej tabule, zdieľať plochu a zadávať úlohy žiakom.

Záver

Platforma Microsoft Teams beží hladko a všetky jej funkcie sa bezproblémovo integrujú do výkonného komunikačného centra spolupráce. Integrácia softvéru na videokonferencie so službou Microsoft 365 umožnila spoločnosti Microsoft vytvoriť používateľské prostredie typu všetko v jednom, ktorá oddeľuje Microsoft Teams od jej konkurentov.

Jednou z mála nevýhod Microsoft Teams je, že používateľské rozhranie a nastavenia back-endu môže byť zo začiatku trochu náročnejšie pre správcov. Pretože obsahuje množstvo funkcií, integrovaných aplikácií a možností tretích strán, budú musieť vedúci pracovníci firiem stráviť viac času učením sa o platforme, než ju zavedú do svojej firmy. Čo sa týka jednotlivcov pre nich je užívateľské prostredie a používanie intuitívne a ľahko sa v ňom zorientujú.

Vzhľadom na výkon a funkcie je Microsoft Teams spoľahlivá platforma. Plusom je šifrovanie všetkých údajov v dátových centrách spoločnosti Microsoft. Video a zvuk je chránené technológiou Secure Real-time Transport Protocol (SRTP). Dobrá je aj podpora Microsoft Teams v rámci ktorej majú používatelia prístup k sprievodcovi nastavením, školeniam, online seminárom a kurzom, ako aj k fóru užívateľov.