Zdieľať

Prečo papier z kancelárií stále nezmizol

Zdieľať

Myšlienka bezpapierovej kancelárie sa v technologických debatách objavuje už celé desaťročia. S príchodom cloudových služieb to chvíľu vyzeralo, že tlačiarne čaká rovnaký osud ako fax. Kto pracuje v administratíve vie, že papier nezmizol, len sa zmenila jeho úloha. Kým kedysi bol základom každodennej práce, dnes je skôr doplnkom. Firmy tlačia menej, ale stále existujú situácie v ktorých je papier jednoducho praktickejší.

Pre porovnanie sa dnes v kanceláriách tlačí menej než pred dvadsiatimi rokmi. Väčšina dokumentov vzniká priamo v digitálnej podobe a firmy ich ukladajú do cloudových archívov alebo podnikových systémov. Papier si drží stále svoje miesto v kancelárskom prostredí. V mnohých organizáciách sa stále používa ako doplnok digitálnych dokumentov.

Keď technológie zlyhajú, papier stále funguje

Digitálne dokumenty sú rýchle, pohodlné a dostupné z každého zariadenia. Ukladajú sa do cloudových služieb, archivujú v podnikových systémoch a zálohujú na sieťových úložiskách. Preto dnes väčšina firemných dokumentov existuje iba v digitálnej podobe.

Stačí však výpadok cloudovej služby, chyba v zálohovaní alebo kybernetický incident a prístup k dokumentom sa môže prerušiť.

Odporúčame

Vtedy sa ukáže, že papier má jednu vlastnosť, ktorú digitálne systémy nikdy nenahradia a to, že funguje bez elektriny, bez siete a bez softvéru. Nie je modernejší ani efektívnejší. Je však spoľahlivý aj vtedy, keď všetko ostatné prestane fungovať.

 

zdroj: canva

Ransomware, výpadky a strata dát

Digitálne archívy nie sú neporaziteľné. Kybernetické útoky nám v posledných rokoch ukázali, že aj dobre zabezpečené systémy môžu mať slabé miesta.

Pri útokoch typu ransomware sa útočníci snažia zašifrovať nielen produkčné dáta, ale často aj dostupné zálohy. Ak organizácia nemá správne oddelené alebo offline zálohovanie, môže prísť o prístup k dokumentom na dlhší čas.

Bezpečnostní odborníci preto odporúčajú kombinovať viac typov zálohovania. Cloudové archívy sa často dopĺňajú offline zálohami alebo oddelenými systémami na obnovu dát.

Príklad z praxe

Pri jednom z ransomvérových incidentov, ktorý riešila logistická spoločnosť v Európe, útočníci zašifrovali interné servery aj dostupné sieťové zálohy. Databáza dokumentov vrátane faktúr a dodacích listov sa stala dočasne nedostupnou.

Prevádzka firmy sa preto na niekoľko dní opierala o papierový archív dokumentov. V sklade a účtovnom oddelení zostali uložené vytlačené dodacie listy a faktúry. Pomohli rekonštruovať časť dát a pokračovať v logistických procesoch, kým IT tím obnovil systém z offline záloh.

Papier v takých situáciách nepredstavuje moderné archivačné riešenie. Môže však fungovať ako jednoduchá a nezávislá referenčná kópia dokumentov.

Nie všetko sa dá digitalizovať

Digitalizácia dokumentov pokročila výrazne, no nie všetky typy materiálov sa presunuli výhradne do digitálnej podoby. V mnohých firmách preto existuje hybridný model, v ktorom časť dokumentov zostáva aj na papieri.

Ide najmä o dokumenty s právnym alebo účtovným významom. Typickým príkladom sú zmluvy, faktúry alebo dodacie listy. Elektronické podpisy a digitálne archívy síce postupne získavajú širšie využitie, prax v mnohých organizáciách však zostáva kombináciou digitálneho a papierového sveta.

Papier má stále niekoľko praktických výhod. Je okamžite čitateľný, nevyžaduje žiadnu technológiu a pri archivácii môže fungovať desiatky rokov bez potreby migrácie dát alebo softvéru.

Čo sa dnes ešte v kanceláriách tlačí?

Tlačí sa menej, ale nie všetko zmizlo. Formálne dokumenty, účtovné podklady či logistické doklady stále končia na papieri. Naopak, interné poznámky, prezentácie alebo pracovné podklady sa tlačia výrazne menej, pretože komunikácia sa presunula do digitálnych nástrojov. Papier sa tak zmenil z každodenného pracovného nástroja na doplnok, ktorý sa vytiahne vtedy, keď je to praktické alebo nevyhnutné.

Budú kancelárie niekedy bez papiera?

Technologicky je to možné. Prakticky to však zatiaľ tak nevyzerá. Firmy dnes fungujú v hybridnom režime: digitálne systémy dominujú, papier dopĺňa.

A hoci sa množstvo tlače bude ďalej znižovať, papier pravdepodobne nezmizne úplne. Nie preto, že by bol nenahraditeľný, ale preto, že v krízových situáciách dokáže byť pre nás tým najjednoduchším a najspoľahlivejším riešením.

Blog Ďalšie zaujímavé články
Recenzie Naši spokojní zákazníci

Hľadáte garanciu kvality? Namiesto dlhých sľubov nechávame hovoriť našich klientov.

Váš nákupný košík
Nákupný košík neobsahuje položky
Naplne-do-tlaciarni.sk
Zabudnuté heslo

Na e-mail, ktorý ste zadali pri registrácií Vám bude zaslané nové heslo.

Nemáte účet? Registrujte sa teraz
Menu
Nastavenie cookies

Táto webová lokalita používa súbory cookie na zlepšenie používateľskej skúsenosti. Používaním našej webovej lokality vyjadrujete súhlas s používaním všetkých súborov cookie v súlade s našimi zásadami používania súborov cookie. Prečítať viac

Súbory cookie sú malé textové súbory, ktoré do vášho počítača umiestňujú vami navštívené webové lokality. Webové lokality používajú súbory cookie na uľahčenie efektívnej navigácie a vykonania určitých funkcií používateľom. Súbory cookie, ktoré sú potrebné na správne fungovanie webovej lokality, možno nastaviť bez vášho súhlasu. Všetky ostatné súbory cookie musia byť pred nastavením v prehliadači schválené. Svoj súhlas s používaním súborov cookie môžete kedykoľvek zmeniť na tejto stránke.