Zdieľať

Tlač v coworkingových priestoroch: prečo býva problém a ako ju zjednodušiť

Zdieľať

Riešenie tlače v coworkingových priestoroch

Coworkingové priestory sa za posledné roky stali bežnou súčasťou pracovného života. Využívajú ich freelanceri, startupy, vzdialené tímy aj firmy fungujúce v hybridnom režime. Dôvod je jednoduchý. Namiesto budovania vlastných kancelárií získajú pracovný priestor, internetové pripojenie, zasadacie miestnosti a ďalšie služby bez vysokých počiatočných investícií.

Zdieľané pracovné prostredie však prináša aj vlastné výzvy. Jednou z nich je oblasť, ktorú väčšina ľudí začne riešiť až vo chvíli, keď ju skutočne potrebuje - tlač.

Na prvý pohľad ide o úplnú samozrejmosť. Otvoríte dokument, kliknete na tlač a čakáte na výstup. V praxi sa však z jednoduchej úlohy môže stať séria menších problémov a zariadenie nie je dostupné v sieti, chýbajú potrebné nastavenia alebo sa dokument vytlačí v nesprávnom formáte.

Ak ste už niekedy pracovali v coworkingu, pravdepodobne ste podobnú situáciu zažili.

Odporúčame

Prečo býva tlač v coworkingu komplikovanejšia

V bežnej firme majú zamestnanci často rovnaké zariadenia, rovnaké nastavenia a všetko spravuje interné IT oddelenie.

Coworking funguje inak.

Vedľa vás môže sedieť človek s notebookom so systémom Windows, o pár stolov ďalej niekto používa MacBook a ďalší pracuje výlučne zo smartfónu alebo tabletu. Každé zariadenie komunikuje s tlačiarňami trochu odlišne, čo vytvára priestor na komplikácie.

Najčastejšie ide o tieto situácie:

Tlačiareň nie je dostupná

Niekedy zariadenie jednoducho nie je viditeľné v sieti alebo sa používateľ nevie pripojiť správnym spôsobom. V zdieľaných priestoroch môžu komplikácie spôsobovať aj oddelené siete pre návštevníkov a interné systémy.

Problémy s ovládačmi

Nie každý chce kvôli jednej vytlačenej zmluve inštalovať ďalší softvér alebo meniť nastavenia zariadenia.

Nedostatok spotrebného materiálu

Zdieľané tlačiarne bývajú využívané podstatne intenzívnejšie než zariadenia v menších kanceláriách. A práve vo chvíli, keď potrebujete vytlačiť niečo dôležité, môže dôjsť toner alebo papier.

Nesprávne nastavenia tlače

Takmer každý sa už stretol so situáciou, keď sa dokument vytlačil jednostranne namiesto obojstranne alebo v nesprávnej orientácii. Výsledkom bývajú zbytočne vytlačené strany a potreba opakovanej tlače.

Fronty pri zariadeniach

Pri väčších coworkingových centrách môže vzniknúť aj úplne bežný problém, že viac ľudí potrebuje tlačiť naraz. Ak je k dispozícii iba jedno zariadenie, vznikajú zdržania, ktoré pri časovo citlivých dokumentoch nemusia byť zanedbateľné.

 

zdroj: canva

Nie je to len o samotnej tlačiarni

Mnohí prevádzkovatelia prirodzene riešia najmä samotné zariadenie a jeho cenu, rýchlosť alebo výrobcu.

V praxi sa však často ukáže, že väčší problém nepredstavuje hardvér, ale spôsob správy tlače.

Pri niekoľkých používateľoch nemusí byť situácia komplikovaná. Ak však priestor využívajú desiatky firiem a jednotlivcov, začnú sa objavovať praktické otázky:

  • Kto vytlačil koľko strán?
  • Ako sledovať náklady?
  • Ako nastaviť férové účtovanie?

Nejde pritom len o papier alebo toner. Významnú časť nákladov môžu tvoriť technická podpora, riešenie problémov, servis zariadení alebo administratíva. Pri väčšom počte používateľov môžu byť tieto nepriame náklady vyššie než samotná cena tlačiarne.

Kto vlastne platí za vytlačené stránky?

Spôsob účtovania sa môže medzi coworkingovými priestormi výrazne líšiť.

Menšie priestory často zahŕňajú určitý počet strán do mesačného členstva. Väčšie centrá môžu účtovať tlač samostatne podľa počtu strán alebo typu dokumentov.

Farebná tlač pritom môže stáť násobne viac než čiernobiela. Ak tlač využívate pravidelne, oplatí sa zistiť si podmienky ešte predtým, než ju začnete používať.

Pri väčších prevádzkach sa preto čoraz častejšie používajú systémy, ktoré automaticky sledujú využitie služieb a zjednodušujú fakturáciu.

Tlač z vlastného zariadenia sa stáva štandardom

Väčšina ľudí dnes automaticky predpokladá, že si prinesie vlastný notebook alebo telefón a všetko bude fungovať bez komplikácií. Pri tlači to ešte donedávna nebolo úplne samozrejmé.

Ideálne riešenie pritom používateľ prakticky ani nevníma. Príde, pripojí sa k sieti a vytlačí dokument bez hľadania ovládačov alebo kontaktovania technickej podpory. Niektoré platformy správy tlače sa snažia celý proces čo najviac zjednodušiť.

Pre používateľov to znamená menej komplikácií. Pre prevádzkovateľov menej požiadaviek na technickú podporu.

Bezpečnosť už nie je vedľajšia téma

Možno ste už niekedy odoslali dokument na tlač a následne sa ponáhľali k zariadeniu, aby ho nevidel niekto iný. V zdieľaných pracovných priestoroch nejde o zanedbateľný problém.

Bezpečná tlač funguje jednoducho a dokument sa nevytlačí okamžite po odoslaní, ale až vo chvíli, keď sa používateľ identifikuje PIN kódom alebo kartou. Pri zmluvách, osobných údajoch alebo interných dokumentoch môže ísť o dôležitú vrstvu ochrany.

Menej odpadu môže znamenať nižšie náklady

Coworkingové priestory často komunikujú udržateľnosť ako jednu zo svojich výhod.

Aj v prípade tlače existuje priestor na optimalizáciu. Moderné systémy dokážu automaticky zapínať obojstrannú tlač, sledovať spotrebu alebo obmedzovať zbytočné výtlačky.

Výsledkom nie je len nižšia spotreba papiera a tonerov. Pri väčších prevádzkach môžu byť rozdiely viditeľné aj v reálnych nákladoch.

Záver

Tlač pravdepodobne nebude dôvod, prečo si niekto vyberie konkrétny coworkingový priestor. Môže však byť dôvodom, prečo sa rozhodne nevrátiť.

V menších coworkingoch môže bez problémov fungovať jednoduchá sieťová tlačiareň. Ak však priestor využívajú desiatky ľudí a firiem, dôležitá prestáva byť len kvalita zariadenia. Rovnako podstatné je aj to, ako je celý systém navrhnutý a spravovaný. Pretože keď tlač funguje správne, väčšina ľudí si ju ani nevšimne. Keď nefunguje, všimnú si ju okamžite.

Blog Ďalšie zaujímavé články
Recenzie Naši spokojní zákazníci

Hľadáte garanciu kvality? Namiesto dlhých sľubov nechávame hovoriť našich klientov.

Váš nákupný košík
Nákupný košík neobsahuje položky
Naplne-do-tlaciarni.sk
Prihlásenie
Nemáte účet? Registrujte sa teraz
Menu
Nastavenie cookies

Táto webová lokalita používa súbory cookie na zlepšenie používateľskej skúsenosti. Používaním našej webovej lokality vyjadrujete súhlas s používaním všetkých súborov cookie v súlade s našimi zásadami používania súborov cookie. Prečítať viac

Súbory cookie sú malé textové súbory, ktoré do vášho počítača umiestňujú vami navštívené webové lokality. Webové lokality používajú súbory cookie na uľahčenie efektívnej navigácie a vykonania určitých funkcií používateľom. Súbory cookie, ktoré sú potrebné na správne fungovanie webovej lokality, možno nastaviť bez vášho súhlasu. Všetky ostatné súbory cookie musia byť pred nastavením v prehliadači schválené. Svoj súhlas s používaním súborov cookie môžete kedykoľvek zmeniť na tejto stránke.